水辺の多年草

医療系Consultant/Engineer/Musician/Traveler/Dojin/Favorite: NARUTO,リクドウ,キングダム,ヒカルの碁,メジャー,君の名は,君嘘,バクマン,ポポロ,ペルソナ,ハリポタetc/ 僕のanother skyはスペインです← /毎週金 23:00〜 /

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はささい　､かけえし

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さく

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、

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[もとやま @ysk_motoyama]

フルリモートでも無問題で回る「ドキュメント文化の作り方」を教えてくれる本がありまして。

私も社内でコミュニケーション効率化を推進してたのですが、その努力がアホらしく思えるほど「全部の答えが書いてる本」でしたので #pr ですが紹介させてください。

本書でどんな効果が得られるかというと
①入社3日目だろうと10年目だろうと、持っている情報格差を限りなくゼロにすることができる→「もっと自発的に動け」と言えるだけのベースが整った（情報格差がある状態では、自発的に動こうにも動けないので）
②社員の言語化力がメキメキと上がる

私自身、これらの効果を生み出すために、試行錯誤しながら社内のコミュニケーション効率化を進めていました。
ただ、その試行錯誤の過程がアホらしく思えてくるくらい、「こう進めるといいよ」と答えが書いてある本が登場しました。
『GitLabに学ぶ-パフォーマンスを最大化させるドキュメンテーション技術』という本��す。

せっかくなら4年前（社内でコミュニケーション効率化を進める前）に出てほしかった。

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社内情報＝テキストコミュニケーション+ドキュメント
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本書では「テキストコミュニケーション」と「ドキュメント」という2種類の情報が登場します。

私なりの整理をしておくと
①テキストコミュニケーション
・賞味期限が短く、タイムリーさが求められるやりとり
・時間とともに、どんどん流れて行ってしまう（そのため、必要なものは②のドキュメントとして蓄積する必要あり）

②ドキュメント
・賞味期限が長く、誰かの意思決定や行動の拠り所になる情報
・時間とともに、組織の集合知として蓄積させていくもの

この2つの情報をうまく組織内に流通させ��れるかが、ビジネスをさくさく進めるための鍵となります。
逆に、この2つの情報が流通していないと、
「それ、あの人に聞けばわかるよ」と情報が属人化する
↓
質問や業務の依頼が特定の人に集中して、ベテラン社員がパンクする
↓
不満を抱えたベテラン社員が辞める。ベテラン社員が持っている情報とともに消え去る
↓
業務の知見がいつまで経っても組織に蓄積されない、弱い組織に
・・・みたいなことになっちゃいます。

では、「テキストコミュニケーション」と「ドキュメント」がちゃんと流通するように、どんな工夫をすればよいのか。
この本がいろいろとヒントを教えてくれます。

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テキストコミュニケーションを機能させるポイント
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本書を読んでいて、特に大事だと思ったポイントが3つ。

①やりとりをオープンにすること
ポイントをかいつまむと
・普段のやりとりや議論をオープンにして、意思決定プロセスに関与させる
・コミュニケーションをN対Nにしておくと、社員間の情報格差がなくなる
・社員1人ひとりが持ちうる情報が増えれば、そ��ぶん自発的に動けるようになる

具体的には、SlackやTeams、chatworkなどのチャットツールを使うと、メールを使うときと比べてやりとりをオープンにしやすくなります。

メールだと、宛先に入っている人しかやりとりを参照できません。

チャットだと、各チャンネル（やりとりする部屋的なもの）をpublic（全公開）に設定しておけば、社員であれば誰��もチャンネル内のやりとりを参照できます。
こうしておくと、各チャンネルの必要な情報を自分で取りに行くことができます。
社員間の情報格差もなくなります。

よく偉い人が「もっと社員には自発的に動いてほしい」と嘆いているのを見かけますが、動けるはずないんですよ。
だって、偉い人にはいっぱい報告とか入ってくるけど、末端のメンバーには偉い人の10%とか1%しか情報入ってきませんから。
自発的に動くには、材料となる情報が必要です。
必要な情報を誰でも自分で取りに行けるよう、普段のやりとりをオープンにする。
それが、テキストコミュニケーションで重視すべきポイントです。

②リアルタイムに気軽にラリーできること
何か不明点や疑問があったときに、気軽にやりとりしあえること。これも大事ですね。
みんながい���チャンネルに「これ、どうすればいい？」と投げかけたら、知っている人が答えてくれる。
こんな状態にしておけるといいですよね。

ただ、テキストコミュニケーションを妨げる要因がありまして。
テキストって表情がわからないから、怖いんですよね。
あれです。文末を「。」で終わらせると、ハラスメントになっちゃうやつ。

GitLabでは、
・意図的にテキストに！などの���嘆符や絵文字を使うこと
・誰かの投稿には複数のスタンプを押して、読んだ感想を示すこと
…が推奨されています。
テキストに感情を乗っけることもまた、テキストコミュニケーションを流通させるために大事になってきます。

③メッセージは端的にわかりやすく
テキストコミュニケーションの利点は
・多数の人と
・非同期で（タイミングを気にせず）
やりとりができることでしょう。

ただ、この利点を享受するためには、大前提として「社員全員が、わかりやすい端的な文章を書けること」が大事です。
何を言っているかわからない文章がタイムラインに蔓延っていると、「テキストコミュニケーションなんてクソだ！読んでられねえ」となって、テキスト文化を破壊させてしまいますから。

ですので、チャットで文章を打つときは
��1行目で何の件かわかるように書く（相談なのか、承認してほしいのか、依頼したいのか、ただ共有したいのか）
・箇条書きも使いながら、一読してすぐ理解できる工夫をする
…などが大事です。
こういった「わかりやすい文章のお作法」も詳しく���書では語られていました。

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意味あるドキュメントを充実させるためのポイント
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情報には「テキストコミュニケーション」と「ドキュメント」があると書きましたが、最後は「ドキュメント」について。

これは私が大事にしている軸なのですが、ドキュメントを組織で拡充していくための2軸があります。
・情報の質・鮮度が高いか、低いか
・情報の量・網羅性が高いか、低いか

情報量や網羅性は高いけど、情報の質や鮮度が低い状態。
これは、「マニュアルづくりプロジェクトだー」と最初は気合を入れてたくさんドキュメントを作ったものの、プロジェクトが終わったとたん、誰もドキュメントを更新しなくなる状態を指します。

情報の質や鮮度は高いけど、情報量や網羅性が低い状態・
これは、「ドキュメントって大事だよね」と思っている限られた人だけが、頑張ってページなり資料を更新している状態。
でも、組織の多くの人は
「あの人たちがいっぱい書いてくれてありがたいなー」
とか
「ドキュメントばっか作って、意味あんのかね？」
とか思いながら、遠くから見ているだけ。
これだと、いつまで経ってもドキュメントは拡充されません。

じゃあどうやって「情報の質も量も高い状態」を目指せばいいの？
・・・という問いに答えてくれるのが、本書なわけです。
これまた「うん、これ大事だよね」と思ったポイントを3つご紹介します。

①「すべて下書き」という行動原理
GitLabでは「完璧なドキュメントなんて存在しない」という前提で運用されているそうです。
なので、タイトルだけ書いてあって、中身が空っぽのページも社内Wikiに存在するとか。
でも、このスタンス大事なんですよね。
さっさと一目に触れる状態にしておいたほうが、フィードバックをもらって改善しやすくなります。

逆に「最初から完璧なページを作成しなさい」みたいな文化だと、「こんな品質でページを公開していいんだろうか」とみんなビビりまくって、ドキュメントは一向に増えません。
業務のマニュアルを社員1人ひとりがしれっと作成している、似たような資料をみんな別々に作成している、なんてことになりか��ません。

「すべて下書き文化」これ大事だなと。

②ドキュメントごとにメンテナーを設ける
マニュアルを作ったあとにありがちなのが、「一度作ったまま、ずっと放置されるパターン」です。
マニュアルを作って時間が経過すればするほど、どんどん実業務とマニュアルが乖離していく。
その結果、作ったマニュアルが使われなくなる。
これだと、苦労して���ニュアルを明文化した意味がありません。

こうならないためにも、作ったマニュアルやドキュメントごとに「メンテナー＝更新する責任者」を決めておく。
これも、小さなようで、めちゃくちゃ大事なルールです。

③使うツールの統一を図る
会議資料や議事録はGoogleドライブで、マニュアルや社内ルール系はNotionに。
…みたいに「どの業務やシーンでは、どのツールを使うのか」をルール化しておけると、社内の情報がキレイに集約されやすくなります。

チームによって使っているツールがNotionやらConfluenceやら、Google DriveやらBoxやら、バラバラにならないよう、手綱を握って、ドキュメント化を進めていく必要があります。

以上、本書で特に大事だと思ったポイントを私なりの理解も交えながら解説してみました。
繰り返しになりますが、���書を読んだ感想を一言で表すと「4年前に出してくれよ」に尽きます。
それくらい素晴らしい本でした。

最後に、手書きで恐縮ですが、メモも載せておきます。何か参考になれば。

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攻撃力極振りの最強魔術師 - ねこのゆーま/友橋かめつ/青木健生[ヤンチャンWeb] #極振り https://t.co/tWS1iAJ8XX

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追放��れるたびにスキルを手に入れた俺が、100の異世界で2周目無双 - 仁森島司/日之浦拓/GreeN[ヤンチャンWeb] #2周目無双 https://t.co/VFOOCt2AEC

[水辺の多年草 @a0908x]

@i_chan_verEW ぶちくんいいねー！

[玄翎キムタク @Kimujolno]

NARUTOのシーンでここが1番好き

物心つく前に母親を亡くした俺は母親の顔も声も覚えてないし母親の愛情すら知らない。俺も母親や父親を恨んだことはない。むしろ産んでくれて感謝してる。もう一度会えるなら感謝を伝えたい

篠原恵美さん感動をありがとうございました。心からご冥福をお祈りします

[株式会社スタジオぴえろ @studiopierrot]

『NARUTO-ナルト- 疾風伝』でうずまきクシナを演じられた声優の篠原恵美さんがご逝去されました。
謹んでご冥福をお祈りします。

[May_Roma めいろま 谷本真由美 @May_Roma]

マナーが悪い外国人観光客と戦ってくれたアメリカ出身の僧侶ダニエルさん

[水辺の多年草 @a0908x]

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