カナ｜業務改善サポート

本業に集中したい経営者へ｜業務を整理して「業務がスムーズに回る仕組み」をつくります｜SE歴6年｜業務整理・効率化のヒントを発信｜ピアノ弾き｜ご相談はDMまたはお問い合わせフォームへ📩

[カナ｜業務改善サポート @kana_onwork]

SE経験を活かし、
中小企業の業務改善・仕組み化をサポートしています。

・Notionで情報整理
・GASで業務自動化
・AI活用
・業務の見える化
・マニュアル整備
など、
日々の事務から仕組み化まで、「社長しかできない仕事」を減らします。

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新たなシステム刷新のお話が。
業務フローを伺い、何を刷新するのかをこれから考えていく段階。

現場の方が混乱しないよう、
でも新しくするところはする。

一から関われることが楽しみ！✨

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業務フローの整理をしていて、
この作業必要？もあれば、
この作業しなくていいの？も出てくる。

やってみないと見えないこともあるからこそ、
走り出したら定期的に見直しも必要👀

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便利なツールを入れたのに、使われない…
そうならないために、まずは業務を整理。

何がしたいのか？
何の目的のためにツールを導入するのか？
導入すると何が削減・効率化できるのか？

ここをしっかり考える必要があります。

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「前にも説明したのに…」
が起きる原因。

説明する側には全ての手順や認識、「当たり前」が頭に入っている。
説明される側にはその「当たり前」の前提がない。

アウトプットされず、人の頭に残っているものが多いのかもしれません。

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「これ、私じゃないとできない」
そう思っている業務に追われていませんか？

・請求書作成
・クライアントとの日程調整
・チャット対応

本当に社長しかできない仕事なのか、今一度考えてみると人にお願いできる業務もあるかもしれません。

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せっかくマニュアルを作ったのに見てもらえない。。

それ、マニュアルの場所に問題があるかも。
たくさんリンクがあると、リンクを探すのも大変。

・ブックマーク
・ショートカット作成
・1つのシートにまとめる
などすると、作業者は迷わずに進められます。

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業務がごちゃごちゃしているから改善したいけど、何からしたらいいかわからない。。

まずやるべきことは、業務の棚卸しです。

今ある業務をもとに単に自動化すると、
「そもそもこの業務っていらないんじゃない？」
が見えてきません。

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「毎回同じことを説明している」

それ、マニュアルの問題ではなく、
「情報の置き場所」が決まっていないからかもしれません。
マニュアルを作る前に、
「誰が見ても必要な情報にたどり着ける状態か？」
を確認する。

仕組み化は、ツールを入れることではなく、
仕事が迷わず進む状態をつくること。

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「あの話、どこにあったっけ？」
とチャットを見返す時間。

Notionで一つの場所にまとめれば、探す手間がなくなります。
少しの作業も、月にすれば数時間になることも。

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試用期間を終え、面談の機会をいただいたクライアント様。

「あまりこちらから詳しい説明ができていないのに、
とても意図を組んでやってくれている」
と言っていただきました😌

何をしたいのか？
人が考えていることを把握するのは得意な方です🧠

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その場の成り行きで業務が進んでいる…
↓
業務フローの整理、マニュアル化で
属人化を脱却できます。

一見時間がかかりそうですが、
これをやっておくと後々とても楽になります。

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@Nperfume_work いえいえです！
目先の利益より、信用ですね😌✨

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突然依頼された一覧化作業。

何かうまく効率的にできる方法はないか？
と考えたところ、

まずはコピペをセル参照に。
そして、ステータス管理のプルダウン作成。
完了されたものは背景色グレーに。

などなど。
まだまだ手入力でないと厳しいところもある。。

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立ち上げから数ヶ月で、
業務フローの整理ができていないクライアント様。

AIと相談しながら、自分で納得いく形に整えたところ、
「その視点はなかった！確かに！」
と言っていただきました。

業務に携わらせてもらったからこそ見えた視点と、AIからの視点。
まとめるのは自分自身！

#リモラボ

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アナログ作業が多いからIT化を進めたいけど、
何からしたら良いかわからない…

まずは、業務フローの整理から。
大がかりなシステムを導入しなくても、
改善できる部分はあります。

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「頭の中が忙しすぎる…」

社長じゃなくてもできる仕事が紛れているなら、
他の人に任せるという選択を。

業務を書き出してみると、
頼めるものが見えてくるかもしれません。

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AIに聞いても、わからないこともある。
全くの知識がないと、いきなりの操作は難しい。

AIからの回答を理解するための、
最低限の知識や土台はやはり必要だと感じた出来事でした。

[カナ｜業務改善サポート @kana_onwork]

音楽教室の運営をしていてHPの刷新をしたいんだけど、
全く知識がなくやり方がわからない…

知り合いからこんな相談が。
現状のプラットフォームと、何をしたいのか、
簡単にヒアリングしました。

少しでもお役に立てれば嬉しい。

[カナ｜業務改善サポート @kana_onwork]

「○○さんがいないと仕事が止まる…」
これは属人化のサインです。

・情報整理
・マニュアル化
などを行っておくと、
何かあったときに焦らずに済みます🤝