koker

[Or Azulay @orslimy]

מאז הפוסט האחרון שלי קיבלתי המון שאלות שכולן מסתכמות ב-״מה אתם בתכלס בונים?״

אז חשבתי שיהיה מגניב לתאר את אחד מהיוז קייסים היותר פופולריים שאנחנו פותרים כרגע עבור לקוחות קיימים.

תיאום וביקורת חשבוניות (invoice reconciliation and auditing)

קצת רקע:

תיאום חשבוניות זו בעצם השוואה בין הזמנת רכש (Purchase order) שנשלחה לספק ע״י המותג לבין חשבוניות (Pro Forma / Commercial Invoice) שאותו ספק שלח לפני / אחרי שהוא שלח את המוצרים.

ברוב המקרים, המשלוחים מתרחשים בטפטופים (200 יחידות פה, 300 יחידות שם), הספק לא שולח הכל בבת אחת, ומישהו בצד האופרציה של המותג צריך לשים לב שכל מה שהוזמן באמת נשלח בסופו של דבר ושלא היו חוסר תאימויות במחירים או בכמויות ולשלם לספק בהתאם.

מה קורה בפועל?

בפועל, נשלחות הרבה חשבוניות מהצד של הספק שרק חלק מהן רלוונטיות לתהליך התיאום (הרבה כפילויות), ויש המון טעויות (בכמויות, סוגי SKUs או במחיר) שגורמות לאנשי האופרציה לבלות *שעות* במחקר ובback and forth עם הספק, ולפספס לעתים טעויות שיכולות לעלות במצטבר *עשרות עד מאות אלפי דולרים* בשנה.

מה הפתרון?

המערכת שלנו, שיושבת על ציר התקשורת בין הספק לבין המותג, עוברת על כל המסמכים וההודעות ביניהם, ועל כל הקונטקסט הארגוני של החברה (למשל ERP)  ומבינה בדיוק, ממש כמו אנליסט אנושי, איפה כל הזמנת רכש עומדת, האם הגיעו כל המסמכים אליה? מה מהמסמכים האלה רלוונטי? והאם יש חוסר תאימויות ששווה להציף? (ממה שאנחנו רואים - יש הרבה).

מה האימפקט של זה?

אנשי אופרציה כבר לא צריכים לבלות במעבר ידני על כל ההתקשרויות שלהם עם הספקים שלהם והם יכולים להתעסק רק בפערים ובחוסר התאימויות ואפילו למנוע אותן בהמשך ע״י הצפה מסודרת של כל הטעויות הרווחות.

מי הלקוחות שאנחנו רואים שהכי צריכים את זה?

1. ארגונים Mid To Large Market שמוכרים מוצרים פיזיים, בעיקר בשוק האמריקאי.
2. חברות שמשרתות ארגונים כאלה כמו ספקים, יצרנים, חברות שילוח (freight forwarders) או כל חברה אחרת ששולחת מסמכים כאלה מצידה וגם מתמודדת עם auditing אופרטיבי ביומיום שלה.

בתמונה: דוגמא לתיאום וביקורת של חשבוניות להזמנת רכש (כמובן עם מידע מונפץ).

אם יש לכם שאלות, אני ספר פתוח ☺️ ואם אתם מכירים מישהו שזה יכול להיות לו רלוונטי תייגו אותו פה ואני אשלח לכם תמונת ראש חתומה שלי שתהיה שווה המון כסף יום אחד.