株式会社リバレンス

株式会社リバレンスの中の人の看板娘です。属人化と戦う会社で、経営と業務のほんとのところを話します。Excel・スプレッドシートの整理、AIの順番の話、たまに社長がこう言ってた話。「あの人しかわからない」をなくしたい人はフォローどうぞ。身長高い代表 @uenokazuma

[株式会社リバレンス @liberence]

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記事はこちらです。
「スプレッドシートの転記・集計を自動にする方法」
https://t.co/HPOEqfKZjM

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スプレッドシートの手作業の多くは「写す作業」です。5つのパターンで置き換え方をまとめました。

・別ファイルから→importrange
・条件で抜き出す→filter
・集計し直す→query
・フォームの回答→リンク
・資料への貼り直し→リンク付き貼り付け

リンクはリプ欄に👇

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数式を消されないように「保護」したはずなのに、消されていた。

・データ→シートと範囲を保護
・「この範囲を編集する際に警告を表示する」になっていると、警告を閉じれば誰でも編集できる
・止めたいなら「編集できるユーザーを制限」を選ぶ

保護の設定、一度開いて確かめてみてください。

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支店ごとのファイルから、数字を写して集計していませんか。

=query(importrange("URL","シート1!A:E"),"select Col2, sum(Col5) group by Col2",1)

・取り込んだデータは、列を「Col2」のように番号で指定する

写して足す作業が、1つの式になります。

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「この数字、誰がいつ変えたの?」は、セル単位で確かめられます。

・セルを右クリック→「編集履歴を表示」
・変えた人、日時、変える前の値が出る
・矢印で、さらに前の履歴もたどれる

ファイル全体を巻き戻さなくても、1つのセルの経緯だけを見られます。

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コラムはこちらです。
「AIの回答に出ていたのは、答えが1か所にまとまった記事だった」
https://t.co/fzUvJSH5Dg

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当社の記事が、Googleの検索でAIの答えに出た回数を、90日分数えてみました。

・1,601回のうち、上位は操作のやり方の記事
・比べる記事は、表で答えているものが出ていた
・決め手は本数ではなく、答えている問いの数

会社のホームページに当てはめた話も書きました。リンクはリプ欄に👇

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同じ顧客が2回登録されていないか、目で確かめていませんか。

・A列を選ぶ→表示形式→条件付き書式
・「カスタム数式」に =countif(A:A,A1)>1
・色を選ぶ

重複した行だけに、自動で色がつきます。消す前に、まず見えるようにするのが先です。

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当社のブログで、Googleの検索結果に出た回数が多い記事(8月〜10月)。

・QUERY関数で複数のタブをまとめる 3,232回
・プルダウンの作り方 2,049回
・フィルタ表示の使い方 1,925回

3本とも、1年以上前に書いた「やり方」の記事でした。明日のコラムで、この話の続きを書きます。

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取引先の一覧を作るために、重複を目で探して消していませんか。

=unique(A2:A)

・A列から、重複を除いた一覧が出る
・元の表に行が増えれば、一覧も増える
・=sort(unique(A2:A)) で、並べ替えも同時にできる

元の表は触らないので、消しすぎる心配もありません。

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スプレッドシートの「編集者」は、初期設定のままだと、他の人に共有することもできます。

・共有ボタン→右上の歯車
・「編集者は権限を変更して共有できます」のチェックを外す
・これで、共有できるのは持ち主だけになる

社外秘のシートほど、一度確かめておきましょう。

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日付の列に「10/1」「10月1日」「R8.10.1」が混ざると、並べ替えも集計も崩れます。

・列を選ぶ→データ→データの入力規則
・条件を「有効な日付」にする
・「入力を拒否」を選ぶ

後から揃えるより、揃わない入力をさせないほうが早いです。

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Googleの検索でAIが答える場面に、当社の記事が出た回数。7月末から10月下旬までの約90日で、1,601回でした。

・多かったのは、関数やフィルタの「やり方」の記事
・比べる記事も、質問の形の検索で引用されていた

AIに拾われていたのは、答えが1か所にまとまっている記事でした。

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毎週同じ形の報告メールを、白紙から書いていませんか。

・Gmailの設定→詳細→テンプレートを有効にする
・作成画面の︙→テンプレート→下書きをテンプレートとして保存
・次からは、呼び出して数字だけ変える

同じ文章を毎回書く時間は、仕組みで減らせます。

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Google Workspaceを年契約で使っている場合、退職者のアカウントを削除しても、ライセンスの数は減りません。

・年契約:数も請求も変わらない。次に入る人へ回せる
・月ごとの契約:削除した日までの日割り
・停止中のアカウントにも、料金はかかる

急いで消す前に、契約の形を確かめてください。

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退職者のGoogleアカウントを「停止」すると、その人宛ての新しいメールは届かなくなります。

・データは消えない
・共有していたファイルは、そのまま使える
・でも、取引先からのメールは受け取れない

停止する前に、届くメールを誰が受けるかを決めておきましょう。

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記事はこちらです。
「退職者のGoogleアカウントを削除する前に」
https://t.co/zbtPQ7n9RF

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退職した人のGoogleアカウントを削除する前に、やっておくことを順番にまとめました。

・メールは、削除の画面では移せない
・ドライブは、移さずに消すと20日で戻せなくなる
・自動の処理は、作った人のアカウントで動いている

消してからでは戻せないものがあります。リンクはリプ欄に👇

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GASの自動実行(トリガー)は、作った人のアカウントで動きます。

・他の人のアカウントからは、そのトリガーが見えない
・自動で送るメールの送り主も、作った人になる
・作った人のアカウントを止めると、動かなくなるおそれがある

辞める前に、何がいつ動いているかを本人に聞いておきましょう。

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辞める人が持ち主になっているファイル、今のうちに探せます。

・ドライブの検索窓に「owner:その人のメールアドレス」
・共有されている中から、その人のファイルだけが出る
・チームで使うものは、持ち主を移すか共有ドライブへ

探すのは、辞めたあとより、辞める前のほうがずっと楽です。