Olivia
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AIDE MacLogicRepair (エイド) MACSELL(マクセル)
@maclogicrepair_
Macロジックボード修理専門店。趣味を仕事に転じたため就職歴なし。ミニ四駆やラジコンから始まりバイク・車・鈑金塗装・カーナビ・ECUなど、様々な物を修理してきた経験あり。修理や物づくり、料理が大好きで、人への喜びをもたらすことにモチベーションを感じています。
熊本県熊本市中央区湖東1丁目1-65
Joined August 2024
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小さな改善を、一つずつ。
最初から大きな仕組みを作ったわけではありません。
毎日の仕事の中で、
「ここが不便だな」
「この作業、もっと簡単にできないかな」
そう感じた場所を、一つずつ直してきました。
入力を一つ減らす。
確認を一つ減らす。
探す時間を少し減らす。
誰かに聞かなくても分かるようにする。
一つの改善だけを見ると、本当に小さな変化です。
でも、それを何度も繰り返していくと、仕事の流れそのものが変わってきます。
改善は、最初に完璧な仕組みを考えてから始めるものではないと思っています。
まず現場を見る。
不便を見つける。
一つ直す。
また次の不便を見つける。
その繰り返しです。
大きな変化も、始まりはいつも小さな違和感でした。
改善に近道はありません。
一つずつ直し続けることが、結局いちばん確実です。
確認のための確認。
「確認しましたか？」
「確認しました。」
「その確認は、誰が確認しましたか？」
仕事をしていると、いつの間にか
「確認すること」自体が仕事になっていることがあります。
担当者が入力する。
別の人が確認する。
責任者がもう一度確認する。
念のため、さらに確認する。
もちろん、大切な仕事には確認が必要です。
でも、確認する人を増やせば、必ずミスが減るとは限りません。
むしろ、
「誰かが見てくれるだろう」
という意識が生まれ、責任の所在が分からなくなることもあります。
本当に必要なのは、確認を増やすことではありません。
入力を間違えにくくする。
必須項目を抜けなくする。
異常があれば自動で知らせる。
誰が何をしたか記録を残す。
最初からミスが起きにくい流れを作ることです。
人が何度も確認しなければ安心できない仕事は、まだ仕組みに改善できる余地があります。
確認を増やすのではなく、確認しなくても安心できる状態を作る。
それが、本当の業務改善だと思います。
一人だけが知っている仕事。
「あの人しか分からない」
会社には、そんな仕事が意外と多くあります。
あの見積もりは、あの人。
この取引先のことは、あの人。
この作業のやり方も、あの人。
トラブルが起きたら、結局あの人。
頼れる人がいること自体は、とても心強いことです。
でも、その人しかできない状態が続くと、
休みの日にも連絡が来る。
忙しくても仕事が集まる。
新人へ仕事を渡せない。
その人がいないと、会社の仕事が止まる。
これは「優秀な人がいる」という問題ではなく、知識や経験が個人の中だけに残っている状態です。
手順を残す。
過去の対応を残す。
判断基準を共有する。
誰でも必要な情報を確認できるようにする。
そうやって、個人が持っている知識を少しずつ会社に残していく。
その人がいなくても仕事が回る仕組みを作ることは、その人を不要にすることではありません。
むしろ、その人にしかできない、本当に価値のある仕事へ時間を使ってもらうためです。
仕事は、一人の頭の中に置いておくものではない。
人の経験を、会社の財産に変えていくことが大切だと思います。
メモは書いた。
でも、その情報を知っているのは自分だけ。
電話の内容を付箋に書く。
作業内容をノートに残す。
急ぎの依頼を紙に書いて机に置く。
その瞬間は、これで忘れないと思います。
しかし、席を離れたら誰にも分からない。
休みの日は確認できない。
担当者が変われば伝わらない。
メモがなくなれば、情報も一緒になくなる。
これでは、会社の情報ではなく、個人の記憶を紙に移しただけです。
メモを書くことは大切です。
ただし、本当に必要なのは、あとから誰でも確認できる形で残すことです。
お客様名。
依頼内容。
担当者。
期限。
現在の状況。
これらが一か所にまとまっていれば、担当者がいなくても仕事は止まりません。
メモは、自分が忘れないためだけのものではありません。
次の人が迷わず動けるようにするためのものです。
情報を残すなら、
「書いたかどうか」ではなく、
誰でも使える状態になっているかが大切です。
昔より仕事が増えた。
忙しくなった。
人が足りない。
そう思っていました。
でも、仕事の流れを振り返ってみると、少し違いました。
増えていたのは、
確認する仕事。
探す仕事。
同じ情報を何度も入力する仕事。
誰かの返事を待つ仕事。
伝わっているか確認する仕事。
お客様から依頼される、本来の仕事が大きく増えたわけではありません。
仕事と仕事の間にある、小さな作業が少しずつ増えていたのです。
一つひとつは、数分で終わります。
しかし、それが一日に何度も発生すると、気づかないうちに大きな負担になります。
忙しいから、人を増やす。
それも一つの方法です。
ただ、仕事の流れが整っていないまま人を増やせば、確認や伝達、入力の回数まで増える可能性があります。
人が足りないのではなく、無駄な仕事が多すぎるのかもしれない。
そのことに気づいてから、
「人を増やす前に、仕事の流れを見直そう」
と考えるようになりました。
本当に減らすべきなのは、仕事ではありません。
仕事を進めるために増えてしまった、余計な作業です。
情報はある。
でも、見つからない。
お客様とのやり取りはメールにある。
簡単な連絡はLINEにある。
受付内容は紙に書いてある。
見積書や作業記録は、パソコンの中にある。
情報がないわけではありません。
どこかには、必ずあります。
しかし、必要なときに見つからない。
誰が持っているのか分からない。
どこに保存したのか分からない。
最新の情報がどれなのか分からない。
担当者が休むと確認できない。
その結果、同じことをもう一度お客様に聞いたり、過去のメールやLINEを何度も探したりします。
問題は、情報の量ではありません。
情報がバラバラの場所に散らばり、つながっていないことでした。
必要なのは、すべてを覚えることではありません。
お客様名や案件番号を確認すれば、
過去の連絡。
見積書。
写真や資料。
担当者。
現在の進捗。
次に行う作業。
これらが一か所で分かる状態を作ることです。
情報は、保存されているだけでは役に立ちません。
必要な人が、必要なときに、すぐ見つけられて初めて価値になります。
情報がないのではありません。
散らばっていることが問題なのです。
同じことを、何度も入力する。
電話でお客様の情報を聞く。
紙に書く。
パソコンへ入力する。
見積書にも入力する。
修理の受付にも入力する。
最後は請求書にも入力する。
名前、電話番号、機種名、故障内容。
同じ情報なのに、何度も書いていました。
一回の入力は数分でも、案件が増えるほど、その時間も増えていきます。
しかも、入力する回数が増えれば、
名前を間違える。
金額を間違える。
内容が書類ごとに違う。
入力そのものを忘れる。
そんなミスも起きやすくなります。
問題は、入力が遅いことではありません。
一度入力した情報を、次の仕事で使えないことです。
受付で登録した情報が、見積書や作業記録、請求書へ引き継がれる。
内容を変更すれば、関係する情報にも反映される。
そんな仕組みがあれば、同じ情報を何度も入力する必要はありません。
一回で済む仕事を、何回にも増やさない。
業務を効率化する第一歩は、
作業を速くすることではなく、同じ作業を繰り返さないことです。
急ぎの仕事ほど、忘れやすい。
「これ、急ぎでお願いします」
その一言で、仕事の優先順位は変わります。
ところが現場では、その直後にも電話が鳴り、来客があり、別の依頼が入ります。
さっきまで最優先だった仕事が、目の前の新しい仕事に埋もれてしまう。
そして後になって、
「急ぎの件、どうなっていますか？」
と聞かれて、初めて思い出す。
急ぎだから忘れないのではありません。
急ぎだから、通常の流れから外れて忘れやすくなるのです。
付箋を貼る。
口頭で伝える。
LINEに「至急」と書く。
それだけでは、確実な管理にはなりません。
必要なのは、
誰が担当するのか。
いつまでに対応するのか。
今どこまで進んでいるのか。
完了したのか。
それを誰でも確認できる状態です。
急ぎの仕事を守るのは、記憶力や注意力ではありません。
見えなくならない仕組みです。
「さっき伝えましたよ」
仕事をしていると、この言葉を何度も聞きます。
でも、本当に相手へ伝わっていたのでしょうか。
口頭で伝えた。
机にメモを置いた。
LINEを送った。
グループチャットに書いた。
それでも、情報が伝わらないことがあります。
相手が忙しくて聞き取れていなかった。
メモに気づかなかった。
LINEがほかの連絡に埋もれてしまった。
誰が対応するのか決まっていなかった。
伝えた側には、伝えた記憶があります。
しかし、受け取る側が内容を理解し、次の行動に移らなければ、仕事では「伝わった」とは言えません。
伝えたことと、伝わったことは違います。
大切なのは、
誰に伝えたのか。
何をしてもらうのか。
いつまでに対応するのか。
対応が完了したのか。
そこまで確認できる状態を作ることです。
伝達ミスを、人の注意力だけで防ぐことはできません。
情報を一か所に残す。
担当者を明確にする。
期限を設定する。
完了したことを確認する。
仕事で一番怖いのは、何も伝えていないことではありません。
お互いが「伝わっている」と思い込んでいる、
「伝えたつもり」です。
電話を切った瞬間に、本当の仕事が始まります。
電話で、パソコンの症状や修理の希望を聞く。
お客様にとっては、電話一本で受付が終わったように見えるかもしれません。
しかし、現場ではその後に、多くの仕事が待っています。
聞いた内容をメモに残す。
お客様情報を登録する。
担当者へ正確に伝える。
機種や故障内容を確認する。
必要な部品を調べる。
費用や納期を確認する。
次の対応を決める。
どこか一つでも抜けると、
「聞いた内容と違う」
「担当者に伝わっていない」
「連絡するのを忘れていた」
といった問題につながります。
電話対応で大切なのは、丁寧に話すことだけではありません。
電話で聞いた情報を、その後の仕事へ正確につなげることです。
受付から診断、見積もり、修理、連絡まで。
この流れが整っていなければ、電話対応だけを改善しても、仕事はうまく回りません。
お客様には見えない部分ですが、サービスの品質を決めるのは、電話を切った後の流れです。
電話対応より、その後の仕組みの方が大切なのです。
気がつけば、多くの改善が積み重なっていました。
最初から、大きな仕組みを作ろうとしていたわけではありません。
「ここが不便だ」
「この作業は減らせないか」
「もっと分かりやすくできないか」
そう感じるたびに、一つずつ改善してきました。
一つひとつは、本当に小さな工夫です。
しかし、それらが積み重なることで、探す時間が減り、連絡漏れが減り、仕事の流れも大きく変わりました。
大きな変化は、突然生まれたものではありません。
日々の小さな違和感を、そのままにしなかった結果です。
これからは、私たちが実際に行ってきた改善を、一つずつ紹介していこうと思います。
同じように、
「仕事がうまく回らない」
「人によってやり方が違う」
「忙しいのに成果につながらない」
そんな悩みを抱えている方に、この発信が少しでも参考になれば嬉しいです。
仕事を変えるきっかけは、目の前にある小さな不便から始まります。
修理より難しかったもの。
壊れたパソコンを直すことより、
難しかったものがあります。
それは、仕事の流れを整えることでした。
修理の故障箇所は、調べれば見つかります。
しかし、仕事の流れにある問題は、目には見えません。
情報が担当者ごとに分かれている。
連絡が途中で止まっている。
同じ内容を何度も入力している。
誰かが休むと、仕事が進まなくなる。
一つひとつは小さな問題でも、積み重なると会社の成長を止めます。
だから私は、パソコンを直すだけではなく、仕事そのものを見直すようになりました。
どこで仕事が止まっているのか。
どこに無駄があるのか。
どうすれば、誰でも迷わず進められるのか。
機械の故障は、部品を交換すれば直ることがあります。
しかし、仕事の流れは、仕組みを変えなければ直りません。
会社の成長を止めている原因は、目に見える故障ではなく、目に見えない仕事の流れにあるのかもしれません。
小さな改善を、積み重ねる。
最初から、大きなシステムを作ろうと思ったわけではありません。
「ここが不便だ」
そう感じるたびに、一つ改善しました。
また別の日に、不便なところを一つ改善しました。
その繰り返しが、今の仕組みになっています。
改善は、一気に完成させるものではありません。
大きく変えようとすると、時間も費用もかかり、現場にも負担がかかります。
だからこそ、まずは目の前の小さな不便から変えていく。
一日では、ほとんど変わっていないように見えるかもしれません。
でも、一つずつ積み重ねることで、仕事の流れは確実に変わります。
改善は、特別な日にするものではありません。
毎日の積み重ねです。
お客様は、待っています。
修理は、技術だけではありません。
お客様が一番気になるのは、
「今、どうなっているのか」です。
進捗が分からない。
連絡が来ない。
それだけで、不安は大きくなります。
どれだけ丁寧に修理をしていても、
状況が見えなければ、安心してもらうことはできません。
だから、修理の進捗が見える仕組みを作りました。
受付済み。
診断中。
部品手配中。
修理作業中。
動作確認中。
今どの段階にいるのかが分かるだけで、
お客様の不安は大きく減ります。
安心は、技術だけでは生まれません。
「きちんと進んでいる」と分かることも、
大切なサービスの一つです。
ミスをなくす方法。
人は、必ずミスをします。
私もします。
スタッフもします。
だから私は、
「ミスをしない人」を育てるのではなく、
「ミスが起きにくい環境」を作ることにしました。
確認漏れが起きるなら、チェック項目を作る。
伝達ミスが起きるなら、情報を一か所にまとめる。
作業を忘れるなら、自動で通知する。
大切なのは、人を責めることではありません。
同じミスが起きない仕組みを作ることです。
ミスを減らすのは、注意力ではなく仕組みです。
情報は、一か所に集める。
電話は電話。
LINEはLINE。
メールはメール。
紙は紙。
これでは、誰も全体を把握できません。
だから情報を一か所に集めました。
すると、確認する回数が大きく減りました。
情報は増えてもいい。
散らかっていることが問題なのです。
探す時間は利益を生みません。
部品を探す。
メールを探す。
LINEを探す。
見積書を探す。
一日に数分でも、一年では何十時間にもなります。
探し物は利益を生みません。
必要なのは、「どこにあるか」を覚えることではなく、「探さなくても見つかる仕組み」です。
@maclogicrepair_ 「人を変えるより、仕組みを変える」という視点は組織づくりで本当に大切ですよね。共感しました。個人の頑張りに依存せず、誰でも成果を出せる環境を作ることが、成長する組織の土台になると感じました。
新人スタッフが入る。
同じ質問をする。
最初は「ちゃんと覚えてほしい」と思っていました。
でも考えてみると、私自身も全部は覚えられません。
覚えられないことを人に求めるより、誰でも確認できる環境を作った方が早い。
人を変えるより、仕組みを変える。
それが一番効果的でした。
レノボでよくある症状でした。
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