まごのて｜バックオフィスをAIで自作

バックオフィスの"かゆいところ"をAIと自作する人｜勤怠・会計など市販システムの導入支援 延べ300社以上（建設・製造・卸）｜システムを入れても残る手作業を、小さな自作で埋める過程を公開中。失敗も載せます｜投稿はAI下書き→本人確認｜相談は固定ポストから

[まごのて｜バックオフィスをAIで自作 @magonote_works]

このアカウントで見られるもの。

・市販の勤怠・会計・請求システムを延べ300社に入れてきた側が、「入れても残る手作業」を小さな自作で埋めていく過程
・自分の業務ツール（案件・請求・入金）の実画面と実測
・実際にご支援した会社を例に、勤怠→請求→領収書を1機能ずつ作る様子
・失敗も載せます。
読者は建設・製造・卸の経営者と事務の方。
「うちのこの作業、消せる？」はリプかDMでどうぞ。

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システムを入れる目的を
「楽になる」にすると失敗しやすい。
楽になるのは後からで、
最初は「減る作業が1つあるか」だけでいい。

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説明書が要る画面は、
だいたい定着しない。

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Excelのままでいいもの。
年1回しか触らない表、1人専用の集計。
仕組みにしたほうがいいもの。
複数人が同時に触る表、毎月同じ転記がある表。
御社の管理表、どっちが多いですか。

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「それ誰が承認した？」
「口頭で聞いた気がする」
「書面には残ってない」
3つとも心当たりがあれば、
承認フローが存在していないサイン。

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営業「この画面で入力が楽になります」
現場「今まで紙でよかったのに」
営業「データが残るので後が楽です」
後で楽になる話は、
今日楽じゃない人には届かない。

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建設業あるある。
職人の日当は現場ごとに違うのに、
集計表は月末にまとめて1人で計算。
誰にも確認できない数字が
そのまま給与になっている。
御社はこの計算、何人で見てますか。

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【同じ金額を2回数えていませんか？】
レジの現金と伝票の合計を
照らし合わせてから締める。
合わなければ1枚ずつ数え直す。
この作業、閉店後に何分かかってますか。

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機能を増やす前に
確認を1つ減らせないか考える。
現場が疲れるのは
画面の数より確認の回数だ。

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経理「この見積、承認誰でしたっけ」
営業「口頭でOKもらいました」
経理「稟議には残ってますか」
営業「記憶にはあります」
記憶だけが根拠になっている承認、月に何件ありますか。

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卸業あるある。
在庫は倉庫の実物が正だが、
台帳は前日夜の手入力。
差が出るのは数ではなく
タイミングだけ。

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内製を勧める側として言う。
現場が使うかは機能より
最初の質問に現れる。
「これ入力しないとどうなるんですか」
と聞かれたら、まだ設計が粗い。

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製造業あるある。
見積は原価計算ソフトで出すのに、
実際の材料費は買った人のExcelにしかない。
見積と実績を照らす人が
結局いちばん忙しい。
御社はこの照合、誰がやってますか。

[まごのて｜バックオフィスをAIで自作 @magonote_works]

経理「このレシート、何の経費でしたっけ」
社長「先月の出張だよ、たぶん」
経理「たぶんだと科目に困ります」
領収書を月末にまとめてスキャンする会社ほど、この会話が長い。溜めるほど記憶が薄れる。

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項目を増やすたびに入力は重くなる。
定着させたいなら、まず入力欄を数える。
8個を3個にできないか考えるほうが先。

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社長「今月の入金、まだの先あった？」
経理「通帳と請求書、今から照合します」
社長「結構残ってる？」
経理「数えてみないと分かりません」
この会話、月に何回ありますか。

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市販のシステムを入れて終わりにする会社と、入れてから触らせ続ける会社がある。差が出るのは機能の数じゃなく、最初の1週間に誰が隣で聞いているかだ。

[まごのて｜バックオフィスをAIで自作 @magonote_works]

飲食業あるある。
材料費は月初に見直すのに、
人件費はシフト表のまま放置。
気づけば一番重いコストが、
誰にも見られていない。
御社の人件費、最後に見直したのはいつですか。

[まごのて｜バックオフィスをAIで自作 @magonote_works]

士業あるある。
顧問先ごとに請求タイミングが違い、
一覧表は担当者の頭の中にだけある。
担当が休むと
今月の請求漏れに誰も気づけない。
御社のこの一覧、紙かデータか、どちらですか。

[まごのて｜バックオフィスをAIで自作 @magonote_works]

社長、ちょっとだけ聞いてください。
先月の粗利、いつ分かりましたか。
月末ですか、翌月の試算表ですか。
「今日の時点で」答えられる会社は
まだ少ないです。

[まごのて｜バックオフィスをAIで自作 @magonote_works]

原価管理は、表をきれいにするより、赤字が分かるタイミングを早めるほうが効くと思う。案件の終わりで分かる赤字は記録にしかならない。くわしくはnoteに書いた。