時間を生み出すAI活用術｜社長D

AIで自分の時間を生み出したい社長へ。非エンジニアの社長Dが、自分の会社でAIに任せている仕事を実物で紹介します。本業はエンタメとSNS運用。コードは読めません。

[時間を生み出すAI活用術｜社長D @marunage_shacho]

請求書まわりをAIに任せるなら、最初は未着の確認が始めやすいです。

仮の取引先一覧と、受領済みの一覧があれば、実際のお金や送信に触れずに、返ってくる結果を確かめられます。

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請求書の準備をAIに頼むとき、分からない金額は前の月と同じ金額で埋めさせません。

たとえば固定3万円に変動額が乗る相手で、今月の変動額がまだ不明なら、そこは確認事項として残してもらいます。

全部埋まった一覧より、決まっていない所が分かる一覧の方が、次にやることを選べます。

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届いた請求書のファイルだけ見ても、誰が足りないかは分かりません。
足りない相手を見つけるには、今月誰から届くはずかの一覧が先に要ります。

僕は外注先の一覧と、管理アプリの請求書の記録をAIに照合させています。
返ってくるのは全員分じゃなくて、足りない相手とその理由だけです。

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AIが用意した記事や投稿文の案がSlackに届いて、僕は中身を見て、いいねマークを付けます。
承認が確認できたら、Notion（資料や一覧をまとめて置くツール）の管理表の状態が「承認済み」に進みます。

自動にしているのは、承認を管理表に反映するところだけです。

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スタッフがSlackでAIに直接頼めるようにしています。
納品書とラベルのPDFが、同じ会話に返ってきたこともあります。

動くのは、具体的な依頼で、許可した作業に当てはまるときだけ。
お金の支払いと外部への公開は、自動にしていません。

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社内の「あの資料どこですか？」は、AIが調べて返信案まで作ってくれます。
送るかどうかは僕が決めます。

テストで「前日移動の宿泊費を会社で持っていいか」も混ぜたら、ルールに事前承認が要るとあって、僕への確認事項に残りました。

調べて分かることと、判断することは分けられます。

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同じSlackの確認でも、AIの動きは宛先で変えています。

・僕宛ての質問 → 調べて返信案を僕に渡す
・AI宛ての作業依頼 → 許可した範囲で進めて、スタッフに返す
・AIの名前が出ただけ → 動かない

毎回僕がAIを開いて「依頼来てない？」と聞く必要はなくなりました。

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AIに新しい仕事を頼むとき、最初に入れておきたいのは3つです。

・探す、整理する、下書きを作るところまで
・送信や購入はしないで
・分からないことは推測で埋めないで

いきなり毎日動かさず、まず1回だけ頼んで、正しいものが戻るかを見たほうがいいです。

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会議の前に、資料を探して読み返す時間を減らしたいです。

AIにはこう頼もうと考えています。
「新商品の打ち合わせの資料を探して、決まったことと今回決めることをドキュメントにまとめて。元の資料も分かるように」

欲しいのは長い要約より、会議でそのまま確認できる文章です。

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AIが勝手に足さないかは、仮のメモで試せます。

「告知は来週月曜。画像は金曜まで。担当者は未定」

これを渡して「決まったことと、次に確認することを分けて。担当者や日付は勝手に足さないで」と頼みます。

見るのは、未定の担当者が未定のままか。普通のチャットで試せます。

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社員の報告をAIに整理してもらうなら、「担当者と期限は、元の報告に書いてあるものだけ使って」と頼みます。

「金曜が期限で、取引先の返事待ち」までは拾えます。
でも、もう遅れているのか、僕の判断がいるのかは分かりません。

そこを勝手に決めず、確認事項にしてもらいます。

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AIにサービスの比較を頼むなら、こう書こうと思っています。

・10人で使う場合の料金で
・公式ページを根拠にして
・書いていない条件は「不明」にして

気をつけたいのは、分からない条件をAIが埋めてしまうこと。
表がきれいでも、申し込む前には公式ページを見ます。

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僕の会社でも、自動の仕事が止まっているのに、AIのほうから知らせてこなかったことがあります。

Claude Codeでの話です。

なので、決まった時間に動かす仕事は、結果が来なかったときに誰が気づくかまで決めておくことが大事だと思います。

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会社のカードが使われると、AIが平日の昼と夜に通知を見に行きます。

いつもの店なら何もしません。
初めての支払先のときだけ、使った人に「何の費用ですか」と聞きます。

答えが来て、僕が承認してから会計に入ります。
カードを持っているのが自分だけじゃないと、これが助かります。

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請求書のPDFをAIに読ませるとき、こう頼んでいます。

「支払先、金額、日付を表にして。請求書ではないものは請求書ではないと書いて。読めない所は読めないと書いて、推測で埋めないで」

仮の請求書で試したら、混ぜておいたレシートは請求書ではないと分けてありました。

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人のいない時間に動いたAIの仕事が3本、「この操作をしていいですか」と確認を出したまま待ち続けていました。

同時に動かせるのは3本まで。
その枠が全部ふさがって、後の仕事が8時間止まりました。

いまは確認待ちで止まった仕事を見つけて、止めて、知らせる見張りを入れています。

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AIからの報告を数えたら、2週間で282通。1日に約20通でした。

いまは報告を別のAIに先に読んでもらって、昼と夕方に1通ずつまとめて届きます。

伝える件がない回も「ありません」と1行だけ来ます。
何も来ないと、何もなかったのか止まっているのか分からないので。

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AIに最初に任せる仕事は、3つの条件で選んでいます。

・くり返し起きるか
・元の材料とAIの答えを見比べられるか
・間違っても元に戻せるか

僕がいま始めるなら、会議の記録からです。
返信の送信やファイルの削除は、戻せないので最初には選びません。

[時間を生み出すAI活用術｜社長D @marunage_shacho]

会議の記録をAIに任せるとき、ルールを3つ決めています。

・書き足すだけで、書き換えない
・決まっていないことを、決まったように書かない
・どの取引先か分からないときは止まって聞く

何も決まらなかった会議は「明確な決定事項なし」と1行だけ。
それらしい決定を作られるほうが困るので。

[時間を生み出すAI活用術｜社長D @marunage_shacho]

僕がAI社員と呼んでいるのは、1日中働く誰かではなく、仕事のまとまりです。

届いた請求書を読んで、支払いの予定に入れる。
こういう仕事が今219件あって、51の役割にまとめています。

数を増やしたいわけじゃなくて、誰が何をやっているか一目で分かるようにしたくて。