アルキメデス｜AI×業務改善

「また同じ作業…」を減らしたい人へ。
Excel・メール・確認作業のムダを見直し、チームで仕事が回る仕組みづくりを発信｜大手企業でAIを活用した業務改善を実践｜AIありきではなく、業務整理から考える｜人手不足の現場を仕組みで支える｜改善のヒントはフォローから

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

AIが間違えたら、誰のせいになるのか。

仕事でAIを使い始めると、一度は気になる話です。

そもそもAIは、たくさんの文章を学んで「それらしい答え」を出す道具なので、考えて案を出すのは得意です。でも、その答えに責任は持てません。

OpenAIの共同創業者アンドレイ・カルパシーさんは、こう話していたそうです。

「思考は外注できる。でも、理解は外注できない」

理解してい��いものは、正しいかどうか判断でない。だから判断と責任は、人に残ります。

電卓で計算を間違えても、電卓のせいにはならないのと同じです。AIが間違えたまま出した資料も、出した人の責任になります。

でも「怖いから使わない」は、電卓を捨ててそろばんに戻るようなものです。

大事なのは、使うかどうかより「どこで確かめるか」を先に決めておくことです。

おすすめしたいのは3つです。

①数字と固有名詞は必ずチェックする
AIが一番まちがえやすいところです。全部を疑うより、ここだけ見るほうが手間も漏れも減ります。

②確かめる場所は「出す前」の1か所にする
作りながら毎回疑うと疲れます。最後にまとめて見るほうが、見落としも減ります。

③AIに理由も書かせる
答えだけだと合っているか分かりません。理由があると、おかしなところにすぐ気づけます。

AIに任せられ��のは、考えるところまで。理解と判断は任せられません。

確かめる場所さえ決めておけば、AIはかなり頼れる道具になりますね。

現場からの学びでした。

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

@satou_rco AIは仕事を速くする道具なので、ムダな仕事にかけると、ムダが爆速になるだけなんですよね。

現場は分かっていても、上が「AIを入れること」自体を目標にすると、やめる判断が誰にもできなくなる。

先にやるのはAIの導入ではなく、「やめていい仕事」を決めること。

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

@EDAJIMAHEIHATI4 手作業残すありですね！

手作業を伝えるときにマニュアルや手順にないことも出てきたりしますからね。

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

@Books_Apps わかりやすさだけを求める上司だと、部下は「分かった気にさせる説明」がうまくなっていきますね。

詳細より概要、定量より定性。なんとなくいい感じって報告を大人の語彙力で装飾する…

それで一番困るのは、ちゃんと判断しないといけない上司自身だと思いますけどね…

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

@nakemono_shikou 「写すだけ」「まとめるだけ」「高度だがルールが厳格な作業」はAIの得意領域ですね。

ぼくもExcelの転記は自動化していますが、何を集計して何を決めるかの判断は、AIに任せられないところだと感じています。

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

@ichi1600_jtc_dx ありがとうございます。

資料はAIで誰でも速くなるので、差がつくのは「現場で何を聞いて、何を決めてくるか」の方になりますよね。
インフラの現場はまさにそこが本番だと思うので、イチさんの発信、参考���させてもらいます。

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

@b0kita_2 （続）翌週、課内に「住所の書き方ルール（第1版・全12ページ）」が配られる…

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

@English_Victory 資料がキレイなのに何が言い���いか分からないのは、資料の目的が不明、結論を最後に置いているからだと思います。

見た目を整える時間の半分で、1行目に結論を書く。それだけで、英語でも日本語でも会議はかなり通じやすくなりますね。

AI使うと電子ゴミが大量にできます。。

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

@dokuneee 店長が聞かなかったのは「バイトの意見」で、本部が聞いたのは「2年分の記録」ですね。

感想は立場で弾かれても、数字は立場に関係なく届く。

ぼくも会議を減らすとき、記録を見せてやっと上司が納得してくれました。

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

新幹線の車内清掃は、7分で完了。

東京都の公式動画で車内清掃の舞台裏が見られます。

すごいのは、ス���ードより仕組み。

1人1両と決まった役割と、毎回同じ順番で動く手順。

「時間が足りない」の正体は、だいたい「誰が・何を・どの順番でやるか」が決まっていないことです。

東京都の公式動画はリプ欄↓

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

毎朝30分の朝会を録画して、AIに分析させてみました。

結果、2〜3人で済む話を、12人で毎朝聞いていました。毎日やっていることほど、ムダだと気づけないんですよね。

週5回を週1回にした手順と、反対していた課長が納得した材料、そのまま使えるアジェンダの型まで全部書きました。

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

https://t.co/3ygeOrO5UB

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[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

仕事ができる人ほど、仕事が増えていく。

頼まれたことを断らない。
ミスなく終わらせる。
周りのフォ��ーもする。

その結果、さらに仕事が集まる。

でも、仕事ができる人に頼り続ける会社は、その人が休んだ瞬間に困る。

頑張る人が報われる仕組みも、会社には必要だと思う。

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

仕事で非効率なことは山ほどあるので、全部まとめて「効率化」と言うと、だいたい自分が楽をしたい人に見えるんですよね。

大事なのはどれからやるかで、まず数字（売上・コスト）に効くものと、放っておくと燃えるもの。

それ以外は正しくても後回しでいいと思いますね。現場では枝葉な改善にめちゃくちゃ工数掛ける人がいますからね。

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

@srsghn_ PCの発注が、内定承諾書よりも強い確認になってる。

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

@shachi_puni_ 「とりあえずやる」人は、だいたい「完璧に準備する��のをやめている人ですよね。

やってから直す方が、考えているやるより結果的に早く答えが出ると思います。

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

@arata_it AIでロジックを整えるのが一瞬になったぶん、価値が残るのは「現場で何が起きているか」を拾う側なんですよね。。

神業の理由はネットにも資料にもなくて、現場にしか落ちていないので。

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

@osaboripanda AIに食われるの「仕事」ありますよね。

Excelの作業が3秒になっても、何を集計して何を決めるかを考える人は残ると思いますので使う側に回るためスキルアップは欠かせませんね。

[アルキメデス｜AI×業務改善 @orekichi55]

「社内のあらゆる情報が参照できる」、ここがCopilotの一番の強みだと思います。

ぼくの職場でも全員に配られて、メールや議事録、チャットの横断検索に毎日使っています。

ただ配られただけだと「ふーん」で終わる人も多いので、すぐ効く聞き方を3つ。

①引き継ぎ初日に
「〇〇の件の経緯を時系列で。関係者と、まだ決まっていないことも」

②返し忘れ防止に
「今週、自分宛てで返信していないメールとチャットを出して」

③資料を作る前に
「同じテーマの過去資料が社内にないか探して」

一番効くのは③です。

ゼロから作る前に、もう誰かが作っていないか確かめる。

探す時間より、作らなくて済む時間のほうがずっと大きいんですよね。

https://t.co/2HcHu5up6M

[水口 一星 @tortar101]

大企業向けにAI研修・AIコンサルするならCopilotいいよ。
実はCopilot超便利。

Microsoftで仕事をする大手の場合、
有償Copilotであれば社内のあらゆる情報が参照可能。

社内資料、メール、Teamsチャット、会議が対象。

ほしい情報をCopilotに聞けば、

・埋もれてる資料
・見てなかったグループチャットのやり取り
・過去の会議の発言
・CCメール

など全部探せる。

バックヤード・企画系部門に採用されやすいです。
運用ルールに縛られ、情報探索の機会が多いので。

利用体験もいいです。
自分では見つけれなかったであろう資料の細かい一文から情報を見つけてくれます。

資料をSharePointベースで管理し、Teams会議の文字起こしオン。

これで会議の発言内容まで検索できる。

SharePointは若干使いづらいが、慣れれば同時編集など快適。大量の報告様式で作業する大手向き。

ちなみに、Copilotを使��こなせるAIコンサルは少ない。

AIコンサル自身に使う機会がない。
Copilotは大組織でこそ価値を発揮するから��す。

小規模なAIコンサルはあまりCopilotの便利さの体感がない。

Microsoftベースの会社であれば導入もしやすい。
Copilotは必修科目。