大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進

業務自動化サービスRoboRobo事業責任者｜AI導入1万社超
「入れたのに変わらない」の原因と、明日から直せる打ち手を中心に書いています。
反社チェック／与信／給与計算／採用支援が本業。
AIに任せること、ヒトが担うこと。毎日2本。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

「AIを入れたのに、何も変わらない」

1万社を超える導入を支援してきて、うまくいかない会社にはほぼ同じ形がありました。

① ツールを配って終わりにしている
　誰のどの作業をAIに任せるかを決めていない

② 一番忙しいヒトから使わせている
　余白がないヒトは、新しいやり方を試せません

③ 効果を「時間」で測っていない
　削れた時間を数えていないと、続ける理由がなくなります

④ 承認の段数をそのままにしている
　作る速度が上がるほど、承認に全部たまります

⑤ 例外処理を最初から自動化しようとしている
　例外はヒトが持つ。まず大半を任せるほうが速いです

⑥ 現場に判断基準を渡していない
　「これはAIに任せていい」の線引きが本人にないと止まります

⑦ 一度やって終わりにしている
　効いた形が見つかるまで、何度か組み直すことになります

逆に、うまくいく会社が最初に決めることは1つだけです。

「今週、誰のどの作業をAIに任せるか」

ここが決まっている会社は、ツールが何であっても進みます。

#AI×ヒト

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

先週は「横に広げるときに壊れるもの」を書いてきました。

広げ終わると、そこで手が離れます。動いているように見えるので、次の案件に移ります。

半年たって見にいくと、使われ方が変わっていたり、いつのまにか元のやり方に戻っていたりします。止まったわけではないので、報告も上がってきません。

入れたかどうかは記録に残ります。続いているかどうかは、見にいかないと分からない。

今週は、広げたあとに、それが続いているかをどう見るかを書いていきます。

#AI×ヒト

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

今週は、1つの部署でうまくいった形を、ほかへ広げるときに何が壊れるかを書いてきました。

減ったぶんが、隣の工程に移っているだけのことがあること。
揃えていい部分と、各部署が判断する部分の線を先に引くこと。
広げる作業のほとんどは、口頭で済ませていたものを書き出すことだということ。

どれも、うまくいっていた部署では書く必要がなかったものでした。広げるというのは、書かなくてよかったものを書く作業なのだと思っています。

来週は、広げたあとに、それが続いているかをどう見るかを書いていきます。

#AI×ヒト

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@masahirochaen 1語1義、審査の記録にそのまま効きます。「問題なし」「確認済み」が人によって違う意味で使われていると、後から読んだ人が判断の理由を追えないので、使っていい言葉を先に決めておくだけで差し戻しが減りました。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@911_takuya 打つ人が休んだ週だけ止まる、給与の締めでもまったく同じです。勤怠の確定依頼を毎月決まった日に自動で出すようにしただけで、締め日の前に慌てて催促する月がほとんどなくなりました。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@nikkei 小4で学童に入りにくくなる時期と、会社の短時間勤務が「小3まで」で終わる時期が重なる職場は少なくありません。給与計算の現場でも、4月にフルタイムへ戻る人の勤怠と手当の切り替えがまとめて来るので、制度の期限を先に一覧にしておくと慌てずに済みます。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@yuya__257 給与計算で最後まで人の手が残るのは、計算そのものより月の途中の入退社や休職の扱いでした。そこだけ「誰がいつ確かめたか」を一行残しておくと、最後の確認がかなり軽くなります。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@findurtalents 承認フローを見直すときは、新しく足すより「この段で差し戻したことが一度でもあるか」を順に聞いていくほうが早く減りました。過去1年で一度も止めていない段は、だいたいそのまま外せます。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

週末に10分あれば、いま1つの部署だけでうまくいっている仕事を選んで、次の順で見てみてください。

① 隣の部署に渡すとしたら、何を渡すことになるか
② そのうち、書面になっているのはどれか
③ 書面になっていないものは、いま誰の頭の中にあるか

②と③の差が、そのまま広げるときの作業量になります。

ツールを増やす前に、ここが見えているだけで進み方が変わります。

#AI×ヒト

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@Toyokeizai ブームの業種の取引先ほど、審査では売上の伸びより受注先の顔ぶれを見ておくと後で慌てません。資金調達の予定が変わっても、取引を続けるかの判断がすぐ出せます。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@yuzo_hashimoto 「制度は問題なく運用できました」、評価シートが全部そろった月ほど聞く言葉です。面談記録に『次の半年で本人が試すこと』の欄を一つ足しただけで、話の中身が手続きの先に進んだ会社がありました。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@nikkei 8割が海外から来た人材という職場だと、給与の締めより先に在留期限の管理が回っているかで差が出ます。期限を給与と同じ台帳で見ていた会社ほど、更新漏れの確認に追われずに済んでいました。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

同じ部署の中だと、根拠は口で補えます。あの件と同じです、で通ることがある。

部署をまたいだ瞬間に、それが効かなくなります。

取引先の調査でも、AIで作った結果を通してよいかは、出した根拠をあとから第三者が追えるかどうかで決まりました。同じ部署の方が見るのか、事情を知らない方が見るのかで、必要な情報の量が変わります。

横に広げるというのは、説明する相手が「事情を知らない人」に変わるということだと思っています。

#AI×ヒト

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@nikkei 開示の準備で最初に詰まるのは、数字の集計より「その数字を誰がいつ確かめたか」が残っていないことでした。サプライヤーの情報も、調べた日付と担当者を一行添えていた会社ほど、監査の質問にすぐ答えられています。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@NewsPicks 肩書きが曖昧になっても、取引の承認だけは「誰が押せるか」を名前で決めておかないと回らなくなります。組織図をフラットにした会社ほど、決裁権限表を作り直すところで一度止まっていました。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@Toyokeizai 71歳の理事長が音声入力から始めた、というのがいいですね。決裁する側が先に使い始めた会社では、現場が「AIで作った下書きを出していいのか」と迷わなくなり、給与の締め前の確認メモまで自分たちで作るようになっていました。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@yuzo_hashimoto 「やめる時だけ詳しい説明を求められ」、ここですね。契約更新の稟議に『前年に何を確かめて、何がわかったか』の欄を足した会社では、説明が要るのは続けるほうになって、惰性の更新が止まりました。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@masahirochaen 文字起こしが速く正確になっても、記録として使えるかは別の話でした。給与の問い合わせ窓口で通話を全文残していた会社でも、あとで読み返されたのは「結論と次に誰が動くか」を一行で付けていた分だけです。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

隣の部署へ渡すときは、うまくいっている範囲より少し狭めて渡すようにしています。

反社チェックで最初にやったのもそれでした。判定までは任せず、確認すべき記事を絞り込むところだけを渡す。そこから使ってもらえるようになりました。

広げるときに同じ範囲をそのまま渡すと、渡された側は最初の1件で判断に迷います。迷った時点で、たいてい元のやり方に戻ります。

狭く渡して、あとから広げる。順番としては、こちらのほうが残りやすい気がしています。

#AI×ヒト

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@yuzo_hashimoto 「社長の表情が判断基準」、刺さります。取引先審査の差し戻しも、通さない理由を一行で残すようにしてから、承認者の機嫌で結果が変わる案件が目に見えて減りました。

[大和田 将平｜RoboRobo / AI×ヒトの事業推進 @owada_roborobo]

@Toyokeizai エージェントに何を触らせないかを、先に決めておく話ですね。反社チェックの自動化でも、見に行ってよい情報源と残すべきアクセス記録を最初に線引きしたところから、現場に任せられる範囲が広がりました。