たかゆき@オンライン秘書

オンライン秘書｜中小企業・経営者の"雑務"を巻き取ります｜スプレッドシート/Excelの管理表・自動集計、VBA・GAS・Pythonでの業務自動化、資料作成、事務代行｜「人がやらなくていい作業」を減らして時間を生む｜ご相談・お見積りはDMへ▶︎

[たかゆき@オンライン秘書 @taka_support]

はじめまして、オンライン秘書のたかゆきです。
中小企業・経営者の方の"もうひとりの事務スタッフ"として、こんなことをしています。
▪️毎月の手作業を自動化（Python等）
▪️提案・社内資料の作成
▪️月次の事務代行（月10時間〜）
「これ、誰かに任せたい」——そんな作業があれば、気軽にDMください🙌

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メルマガの開封率が上がらないと相談されて中身を見せてもらったら、件名が毎回「◯月のお知らせ」でした。その回で一番伝えたい一文にそのまま差し替えただけで、開封が1.5倍に。読む人は件名しか見ていないんですよね。中身を練り直す前に、まずそこから触ってみるのがおすすめです。

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YouTubeを集客に使いたいという方によくお伝えするのは、毎回ゼロから撮らなくていい、ということです。一度話した内容を短く切り出してSNSに回すだけでも、見てもらえる入り口がぐっと増える。続けるのが苦しくならない作り方のほうが、結局は長く伸びていく気がしています。

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SNS運用を任されて最初に見るのは、フォロワー数より「どの投稿が保存されたか」です。数をたくさん打つより、少し伸びた1本の理由を読むほうが、次が当たりやすい。感覚で毎日投稿して疲れきってしまう前に、伸びた投稿の共通点をそっと拾っておくと、続けるのがぐっと楽になります。

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以前、登録してくれた人へ毎回手作業で同じ案内メールを送っていた方がいて。曜日ごとに文面を変えて、送り忘れも出て…という状態でした。ステップ配信で最初の数通を組んでおいたら、登録直後から自動で順番に届くように。手が空いて、本来の発信に集中できるようになったと喜ばれました。

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以前、予約を、スプレッドシート1枚へまとめる仕組みを作ったことがあって。「どこに書いたっけ、と探す時間がなくなった」と言ってもらえたのが本当に嬉しかったです。派手な自動化じゃなくても、置き場所をひとつにするだけで、日々の小さなモヤモヤは減ります。

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「公式LINE、作ったのに配信が止まってる」ってお店、実はすごく多いんです。登録してくれた人はもう興味を持ってくれた人なのに、もったいない。月1回、近況やちょっとしたお知らせが届くだけで「まだ来てくれてるな」と思い出してもらえます。難しく考えず、まず一通から。

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みんなが帰ったあとの事務所で、ひとり請求書づくりや入力作業をしている社長さん、けっこう多いです。日中は現場や商談で手が回らなくて、結局夜にまとめて…と。その「夜の1〜2時間」って、本当は休む時間や家族との時間だったはず。そこを静かに巻き取れたらな、といつも思います。

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見やすくしようとセルを結合した表、あとで集計しようとすると関数がうまく効かなくて詰む…って、実はよくあります。見た目だけなら「選択範囲内で中央」でほぼ代用できるんです。先々の自動集計を考えると、結合はしないほうが後々ラク。地味な話ですが、じわっと効いてきます。

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先日、ある先生と話していて。生徒さんの入会や振替を、毎回書き写していたそうです。フォームと1枚の台帳をつないだら、その日のうちに人数も月謝の合計も勝手に揃うようになって。「書き写してた時間、何だったんだろう」と笑ってました。手を動かすだけの作業は、渡していいんです。

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スプレッドシートの合計、ふつうにSUMを使ってる方が多いんですが、フィルタで一部だけ表示すると合計がズレて見えるんですよね。そこをSUBTOTALに変えておくと、絞り込んだ分だけ自動で足し直してくれます。地味だけど「あれ、数字合わない…」が消えるだけで、月末の見直しがだいぶ楽になります。

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オンライン秘書をしていて思うのは、経営者の時間を奪うのは大きな仕事より、細切れの雑務のほうだということ。請求書、名簿の更新、日程の調整…一つ一つは5分でも、積もると頭の片隅をずっと占領してくる。そういう"考えなくていい作業"を黙って引き取るのが、裏方のいちばんの役目だと思っています

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先日、一人親方の方が「やっと休みでも、溜まった見積もりや書類整理で丸一日潰れる」とこぼしていて。現場に出る人ほど、事務は夜と休日に回ってきますよね。ああいう"手を動かすだけ"の作業こそ、こっそり誰かに渡していい部分だと思うんです。

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経営者の時間を削るのって、大きな仕事じゃなくて、名簿の直しとか集計の打ち直しみたいな細切れの雑務なんですよね。ひとつ数分でも、積もると「今日も本業に手がつかなかった」になる。私はその細切れを黙って巻き取るのが役目だと思っていて。社長には、社長にしかできないことに時間を使ってほしい

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先日、名簿を毎月Excelに手入力していた社長さんがいて。加入・退会のたびに一件ずつ打ち直して、月末は合計が合わなくてまた最初から。フォームと台帳をつないだら、入力の瞬間に人数も金額も自動で揃うようになって、「あの月末の憂鬱、なんだったんだろう」と笑ってました。

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「"人に頼むより自分でやった方が早い"の一歩手前に、"やり方を説明するのが面倒"っていう壁がありますよね。先日もその説明ごと巻き取ってほしいと相談されて。最初の一回だけ一緒に整理すれば、次からは丸ごと渡せる。そこを飛び越える手伝いこそ、裏方の役目だなと思います。

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「毎回この取引先どこだっけ、と一覧をスクロールして探してた社長さんがいて。商品コードを入れたら相手の名前も単価も勝手に出るようにしただけで、探す時間がまるっと消えました。VLOOKUPって地味だけど、"探す作業"を人からそっと取り上げてくれる関数なんですよね。

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オンライン秘書をしていて思うのは、経営者の時間を奪ってるのは大きな仕事じゃなくて、名簿の手直しとか「あの請求書どこだっけ」みたいな細切れの雑務なんですよね。派手さはないけど、そこを黙って巻き取るのが裏方の役目だなと。今日もそういう30分を、そっと返せたらいい。

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先日、毎月の売上を電卓で足しては手で打ち直していた社長さんの表に、一度だけ関数を仕込ませてもらいました。翌月「数字を入れたら勝手に合計出てて笑った」と連絡が。作業そのものより、"また計算するのか…"って気分が毎月消えるのが、一番効くみたいです。

[たかゆき@オンライン秘書 @taka_support]

「これは自分でやった方が早いから」——雑務を手放せない社長さん、本当に多いです。でも"早い"のは今日だけで、来月も再来月も同じ30分が消えていくんですよね。一度だけ仕組みにするか、誰かに渡す形を作れば、その30分は毎月あなたに返ってくる。早さより、積み重ねで考えたい話です。

[たかゆき@オンライン秘書 @taka_support]

先日、社長さんが「金額の桁を打ち間違えて請求書出しちゃって…」と青い顔をしていて。スプレッドシートなら、金額欄に入力規則で「0以上の数字だけ」って条件を付けておくと、そもそも変な値が入らなくなります。ミスを叱るより、間違えられない箱を先に作る。地味だけど効きます。