zen

餃子の王将が大好きです。

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AIを仕事で使い始めるなら、大きな自動化からでなくていいと思います。

まず、明日のメール1通。

結論と事実は自分で決める。
表現の候補はAIに出してもらう。

そのための5行テンプレを、無料で公開しています。

→ https://t.co/9ugtmAIgFf

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例文を100個集めても、101個目の場面でまた迷います。

使い回せるのは、文章そのものより判断項目です。

相手。
目的。
事実。
避けたい印象。
条件。

テンプレの価値は、正解を保存することではなく、毎回考えることを減らすことにあります。

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AIで調べものをするときは、回答だけでなく情報の日付を確認します。

制度。
価格。
製品仕様。
人事。

変わる情報ほど、古い正解が混ざります。

「2026年9月時点。一次情報のURLと更新日を付けてください」と条件を明示します。

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議事録を会話順に残すと、あとで決定事項を探すことになります。

今は、
決定事項→保留事項→ToDo→補足
の順に並べ替える。

会議の再現ではなく、次に動くための記録にする。

AIには要約より、分類を任せる方が合う場面があります。

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社内チャットのメモを社外メールへ直すときは、AIにそのまま整形させません。

先に、
・結論
・相手にしてほしいこと
・期限
・背景
へ分けます。

その後でメール化する。

文章を整える前に、情報の役割を分ける方が伝わります。

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文章をAIに校正させると、勝手に雰囲気まで変わることがあります。

校正項目を限定します。

・誤字脱字
・主語と述語
・重複表現
・数字と単位

「内容と語調は変えないでください」も追加する。

直してほしい範囲を決めると事故が減ります。

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4行のメールに20分かかる。

文章力より、「失礼ではないか」を毎回判断していることが原因かもしれません。

相手・目的・事実・避けたい印象・文体。

この5項目で返信案を作る方法を、無料noteにまとめました。

→ https://t.co/9ugtmAIgFf

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会議前に不安があるなら、AIに説明文より質問を作らせます。

「この提案に対して、上司・現場・経理が確認しそうな点を、それぞれ5つ挙げてください」

立場を分けるのがポイントです。

答えを覚えるより、抜けている前提を先に見つけます。

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Excelで2つの一覧を比較するときは、いきなり数式を聞かず、差分の定義を決めます。

・片方だけにある
・値が変わっている
・重複している
・空欄になった

何を差分と呼ぶかで数式は変わります。

AIには、目的とサンプル3行を一緒に渡します。

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AIに任せやすいのは、候補を作る仕事です。

任せにくいのは、責任を引き受ける判断です。

断るか。
承認するか。
人を評価するか。

AIの文章が整っているほど、判断まで正しいように見えます。

最後の線引きは人が持つ必要があります。

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AIの回答を仕事で使う前に、最低限ここを確認します。

・日付
・金額
・固有名詞
・社内ルール
・引用元

文章が自然でも、事実が正しいとは限りません。

表現はAIに任せても、確認責任までは渡さない。

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メールをゼロから書くと、言い回しを何度も直します。

AIには最初から、
「標準」「やわらかめ」「簡潔」
の3案を出してもらう。

完璧な1案を作らせるより、近い案を選ぶ方が早い。

文章作成ではなく、選択肢作成として使います。

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AIの要約が浅いときは、文字数ではなく深さを指定します。

1段目：結論だけ
2段目：根拠と前提
3段目：反対意見と未確定事項

この3段で出させると、概要だけ読みたい人と、判断したい人の両方に使えます。

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上司の依頼が曖昧なときは、AIに答えを作らせるより確認事項を出させます。

「この依頼を進める前に確認すべき条件を、期限・対象・完成形・優先順位に分けてください」

分からないまま作業を始めるより、最初の3分で前提をそろえる方が早いです。

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タスクが多すぎるとき、AIに優先順位を丸投げしない方がいいです。

先に、
・締切
・他人が待っているか
・止めると影響が大きいか
を付けます。

その後で並べ替えを頼む。

重要度の判断基準まで渡さないと、整っただけのToDoリストになります。

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仕事が速い人は、タイピングが速いだけではありません。

毎回の判断を減らしています。

メールの長さ。
資料の順番。
議事録の項目。

よく発生する仕事ほど、型を決める効果が大きい。

AIは、その型を速く回す道具として使うと安定します。

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PowerPointの構成が決まらないときは、最初にスライドを作りません。

「誰に、何を判断してもらう資料か」

を1文にします。

次に、
現状→問題→選択肢→提案→判断事項
の順で骨子を作る。

デザインより先に、読み手の行動を決めます。

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調べものをすると、情報だけ増えて結論が遠くなることがあります。

今は調査前に、
①何を決めるためか
②比較する条件
③いつ時点の情報か
を固定します。

検索結果を集める作業から、判断材料を埋める作業へ変える。

AIを使う前の設計の方が効きます。

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議事録からToDoを抜くときは、AIに表を作らせます。

列は4つ。

・作業内容
・担当者
・期限
・未確定事項

担当者や期限が会話に出ていない場合は、推測せず「未定」と書かせる。

AIに空欄を埋めさせないことも、実務では重要です。

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謝罪メールをAIに作らせるなら、感情表現より事実を整理します。

①何が起きたか
②相手への影響
③今どう対応しているか
④再発防止

「深く謝って」だけだと、謝罪表現が増えるだけです。

必要なのは、誠実さと次の行動が伝わる文章です。