時間を生み出すAI活用術｜社長D

AIで自分の時間を生み出したい社長へ。非エンジニアの社長Dが、自分の会社でAIに任せている仕事を実物で紹介します。本業はエンタメとSNS運用。コードは読めません。

[時間を生み出すAI活用術｜社長D @shacho_d_ai]

Claude CodeでAIの担当を増やしても、うちは判断するAIを1つのままにしています。

用途ごとに別のAIを置くと、安全のルールを1つずつ書くことになって、どこかで漏れるからです。

いまは事業が増えても、振り分けの表に1行足すだけで済んでいます。

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AIを社内の1人に渡したら、初日で止まりました。

僕の指示書をそのまま渡していたんです。
書いてある置き場所が、相手のパソコンには1つも無くて。

相手用に1枚、書き直しました。
中身はこれだけです。
・相手の役割
・話し方の希望
・やってはいけないこと
・迷ったときの止まり方

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AIに書かせた文章が不自然で、「もっと自然に」と何度言い直しても直りませんでした。

原因は、書く材料を渡していなかったことでした。
AIは空いた所を、ありそうな話で埋めてくるんです。

うちで起きたことを先に渡すようにしたら、不自然さが消えました。
言い回しは最後でいいですね。

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AIに作業を1つずつ頼んでいた頃、1回1回は速いのに、忙しさはほとんど変わりませんでした。

僕に残っていたのは3つです。
・頼む判断
・受け取る判断
・次に渡す判断

いまは手作業で2回やった工程を1つ選んで、前後のつなぎごと渡しています。
1つずつで十分でした。

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@EJ6aNsgkA127548 ほんとそうなんです！
おかしいときに見る場所が決まってると、全部見直さなくて済むので助かってます。

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AIの役割の名前は、仕事がそのまま分かる言葉にしています。

経理だけで仕事が30件あって、一列だと読むのも大変で。
請求担当・支払担当・帳簿担当のように6つに分けました。

支払いがおかしければ、支払担当の下から見ればいい。
かっこいい肩書より迷いません。

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@ThanksSystems そのままが一番ですよね！
名前を見ればAIに何を頼んでるか分かるので、迷わないです。

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@hhhhyuki まさにそれでした！
役割を足すたびに部署を作ってたら、台本も編集も2か所にあって。
組織図にしてやっと気づきました。成果物から並べるの、いいですね。

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AIの担当がかぶっていたことがあります。

SNS運用の仕事を18の役割に分けて、1つの部署にしていました。
でも組織図にしてみると、台本も編集もサムネイルも、制作の部署にもあるし、その部署にもある。

その部署はなくして、18の役割を、同じ仕事をしている部署に移しました。

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@ToolRadarJP はい、戻してます！
直したい所をスレッドに書くと、AIが直した案を出し直してくれるので、もう一回いいねを付けてます。
いいねの後に文章が変わってたら、出さないようにしてて。

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AIが用意した記事や投稿文の案がSlackに届いて、僕は中身を見て、いいねマークを付けます。
承認が確認できたら、Notion（資料や一覧をまとめて置くツール）の管理表の状態が「承認済み」に進みます。

自動にしているのは、承認を管理表に反映するところだけです。

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請求書まわりをAIに任せるなら、最初は未着の確認が始めやすいです。

仮の取引先一覧と、受領済みの一覧があれば、実際のお金や送信に触れずに、返ってくる結果を確かめられます。

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請求書の準備をAIに頼むとき、分からない金額は前の月と同じ金額で埋めさせません。

たとえば固定3万円に変動額が乗る相手で、今月の変動額がまだ不明なら、そこは確認事項として残してもらいます。

全部埋まった一覧より、決まっていない所が分かる一覧の方が、次にやることを選べます。

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届いた請求書のファイルだけ見ても、誰が足りないかは分かりません。
足りない相手を見つけるには、今月誰から届くはずかの一覧が先に要ります。

僕は外注先の一覧と、管理アプリの請求書の記録をAIに照合させています。
返ってくるのは全員分じゃなくて、足りない相手とその理由だけです。

[時間を生み出すAI活用術｜社長D @shacho_d_ai]

スタッフがSlackでAIに直接頼めるようにしています。
納品書とラベルのPDFが、同じ会話に返ってきたこともあります。

動くのは、具体的な依頼で、許可した作業に当てはまるときだけ。
お金の支払いと外部への公開は、自動にしていません。

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社内の「あの資料どこですか？」は、AIが調べて返信案まで作ってくれます。
送るかどうかは僕が決めます。

テストで「前日移動の宿泊費を会社で持っていいか」も混ぜたら、ルールに事前承認が要るとあって、僕への確認事項に残りました。

調べて分かることと、判断することは分けられます。

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同じSlackの確認でも、AIの動きは宛先で変えています。

・僕宛ての質問 → 調べて返信案を僕に渡す
・AI宛ての作業依頼 → 許可した範囲で進めて、スタッフに返す
・AIの名前が出ただけ → 動かない

毎回僕がAIを開いて「依頼来てない？」と聞く必要はなくなりました。

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AIに新しい仕事を頼むとき、最初に入れておきたいのは3つです。

・探す、整理する、下書きを作るところまで
・送信や購入はしないで
・分からないことは推測で埋めないで

いきなり毎日動かさず、まず1回だけ頼んで、正しいものが戻るかを見たほうがいいです。

[時間を生み出すAI活用術｜社長D @shacho_d_ai]

会議の前に、資料を探して読み返す時間を減らしたいです。

AIにはこう頼もうと考えています。
「新商品の打ち合わせの資料を探して、決まったことと今回決めることをドキュメントにまとめて。元の資料も分かるように」

欲しいのは長い要約より、会議でそのまま確認できる文章です。

[時間を生み出すAI活用術｜社長D @shacho_d_ai]

AIが勝手に足さないかは、仮のメモで試せます。

「告知は来週月曜。画像は金曜まで。担当者は未定」

これを渡して「決まったことと、次に確認することを分けて。担当者や日付は勝手に足さないで」と頼みます。

見るのは、未定の担当者が未定のままか。普通のチャットで試せます。

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社員の報告をAIに整理してもらうなら、「担当者と期限は、元の報告に書いてあるものだけ使って」と頼みます。

「金曜が期限で、取引先の返事待ち」までは拾えます。
でも、もう遅れているのか、僕の判断がいるのかは分かりません。

そこを勝手に決めず、確認事項にしてもらいます。

[時間を生み出すAI活用術｜社長D @shacho_d_ai]

AIにサービスの比較を頼むなら、こう書こうと思っています。

・10人で使う場合の料金で
・公式ページを根拠にして
・書いていない条件は「不明」にして

気をつけたいのは、分からない条件をAIが埋めてしまうこと。
表がきれいでも、申し込む前には公式ページを見ます。