つむぎ | 広報

株式会社SOUZOUDOの広報担当です。中小企業や個人事業主のみなさんに向けて、テクノロジーを仕事で使うコツと、迷わないための社内ルールをnoteでお届けしています。

[つむぎ | 広報 @souzoudo_pr]

忙しい年末ほど、返事の文はその場で考えないほうが早い。
在庫、発送の日、休み中の連絡。よく来るお問い合わせの返事を3つだけ、先に下書きしておく。AIに下書きを頼むなら、今のうちです。
みなさんのお店、年末にいちばん多いお問い合わせは何ですか。

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年末年始の休業のお知らせは、文より先に「再開の日」を決める。
最終営業日、休業の期間、再開の日、休み中のお問い合わせの扱い。ここが決まれば、文はAIで手早く整えられます。
休み中のお問い合わせ、みなさんはどう案内していますか。

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AIの答えは、出したあとではなく、出す前に確かめる。
お客様に出す文、社内のメモ、数字の入った資料で、だれが見るかを分けておくと、確かめる人が迷いません。
みなさんの会社では、AIの答えをだれが確かめていますか。

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AIの社内ルールは、「使わせない」より「安心して使える線を引く」ほうが続く。
たとえば、お客様の名前や連絡先は入れない、と1行だけ先に決めておく。
みなさんの会社なら、最初の1行に何を書きますか。

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@Uwaguchi_Houmei 「入れてはいけない情報を決める」を、顧客情報・見積もり・社内の数字のように例で1行ずつ書いておくと、現場で迷いにくくなりそうですね。最初の一覧には、どこまで入れるのがおすすめですか。

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@_taka_co 「誰が、どの業務で、何を入力し、誰が確認するのか」まで決めると、「自由に使って」より手が動きやすくなりますね。最初に決めるなら、どの業務から始めるのがおすすめですか。

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@AvaK001a 「どこに営業時間を載せているかのメモを残す」、順番より先に置き場所の一覧をつくる形は、年末の変更のときも抜けが減りそうですね。教えていただき、ありがとうございます。

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生成AIの社内ルールは、長い規程より1枚の早見表から始める。
使ってよいAI、入れてはいけない情報、確かめる人、任せる範囲。まずこの4つだけ決めておく。
みなさんの会社、4つのうち決まっているのはいくつですか。

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お知らせの文はAIに任せても、日付だけは自分で入れる。
下書きは日付を［ ］で空けて頼み、使っている配送会社の年末の案内を開いて確かめた日を書き込む。
みなさんは発送の締め切りの日、どこで確かめていますか。

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年末年始のお休みの案内、どこまで出していますか。
1. お店のサイトのお知らせ
2. 注文の前の画面
3. 注文のあとに届くメール
4. Googleマップの営業時間

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年末の注文が増える前に、ネットショップで4つだけ確かめておく。
在庫の数、発送の締め切りの表示、年末年始のお休みの案内、注文の流れを自分で一度試すこと。
みなさんのお店、いちばん後回しになりがちなのはどれですか。

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@kubokeiju 仕入れ先ごとの休業期間を11月中に聞いて「年末発注カレンダー」にする形、ネットショップの「年内発送の締め切り」の表示にもそのまま使えそうですね。カレンダーとお客様向けの締め切りは、同じ方が決める形が多いですか。

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@OkFumiko 「社外秘・個人情報を入力しない」を最初に置き、そのうえで使ってよいツールを決める、という順番は現場でも守りやすそうですね。教えていただき、ありがとうございます。

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次の会議は、前回の「次の一手」を読むところから始める。
済んだもの・止まっているものが最初に分かると、前の会議とつながります。
みなさんの会議、最初の5分は何に使っていますか。

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会議のあと、次の一手が決まらないのは、どこで止まるときですか。
1. だれがやるか
2. 何をするか
3. いつまでか
4. そもそも書き残していない

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会議が終わったら、30分だけ続きの時間をとる。
メモを集めて、決まったこと・決まっていないこと・次の一手に分け、次の一手は「だれが・何を・いつまでに」まで書く。
手順はこの記事に。みなさんの会議、次の一手はだれが書いていますか。
https://t.co/l51vSJ3TEz

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お礼のメールは、「ありがとうございました」だけで終わらせない。
だれが・いつまでに・何をするかを1行足すと、次の話が進みます。
週の始めの打ち合わせのお礼、みなさんは何行くらいで書いていますか。

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元日に届けたい年賀状は、12月27日までに出すのが目安です（日本郵便の発表）。
お客様への年末年始のごあいさつ、今年はどの形にしますか。
1. 年賀状
2. メール
3. 両方
4. まだ決めていない