XBA｜AIを現場で一緒に作る

「企業の現場で、担当者と一緒にAIの仕組みを作っています。ここでは、作ったもの・止まった工程・浮いた時間を、試算か実測かを書いて出します。キーボードを持つのは貴社の担当者。3ヶ月後に残すのは資料ではなく、動くもの。」

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「どこで客が消えているか」は、だいたい感覚で語られます。

リードから受注までを段で切って、落ちた数を毎週同じ形式で出すと、消えている場所が一箇所に寄ります。

寄った場所が、そのまま来週やることになります。

#AI導入

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【対応表】営業の一週間で、AIに渡しやすい作業

・訪問前の企業の下調べ
・提案書の骨子
・商談メモの整理
・お礼とフォローのメールの下書き

人が持つのは、値段・約束・相手との関係の判断。

#営業

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【手順】AIに渡す作業を選ぶ4ステップ

①一週間の作業を全部書き出す
②回数と時間を横に書く
③「判断」と「作業」に分ける
④止まったときに困るかで並べ替える

止まっても困らない作業から渡す。

#業務改善

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@sugiyama_nobu 世間一般の誤りをそのまま出すことがあるから、任せる仕事を絞る、という判断に納得しました。出典を確かめられない作業は外しておくと安心かもしれません。

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@ken_cielomagia 繰り返す仕事か・すぐ気づけるか・取り返せるか、の3点は使いやすい基準ですね。業務を表に並べて3点で印を付けてみると、任せる順番も見えやすいかもしれません。

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@masablikaicr 感情・日々変わる数字・他人の詳しい情報、の3つに分ける見方は分かりやすいですね。日々変わる数字は、預けずにその都度渡す方が、答えがぶれにくいのかもしれません。

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【違い】チャットAIとAIエージェント、業務での使い分け

・チャットAI: 1回の質問に1回答える。確認は毎回、人がする
・エージェント: 複数の工程を続けて進める。確認は区切りで、人がする

「どこで止めて確認するか」を先に決められる作業が、エージェント向き。

#生成AI

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@kumono_ai 下書きはすぐできても、守れる形かどうかはAIには分からない、という指摘に同感です。現場で使う人に一度読んでもらう工程を入れると、守られるルールに近づくのかもしれません。

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@tetsu_to_ai 伝えていない一文が足される、というのは実際に試した方ならではの指摘ですね。「伝えた内容以外は足さない」と依頼文に入れておくと、防ぎやすいかもしれません。

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@tanumaruuuu 着飾った画像をやめる、という判断は勇気がいりますね。画像を付けるなら、本文では伝わりにくい表や比較に絞る、という使い方もあるのかもしれません。

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@firejunbi40 社内ルールは最後に人へ確認、というのは今も変わらない気がします。よく聞かれるルールを、書いてある場所と一緒にまとめておくと、聞かれる側も少し楽になるかもしれません。

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@HK_Career_Lab 送ったあとに古い数字に気づく瞬間、しんどいですよね。前回の資料を流用するときは、数字と日付だけ先に一覧にして見直すと、見落としが減るかもしれません。

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@kaitobiliotech 自動化の前に、やめられないかを見る順番に同感です。誰も読まない週報は、配っている先に一度聞いてみると見つかることもあるかもしれません。

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@TECHcirc_c 下書きが一瞬で出る分、確かめる時間が毎日に加わる、という整理に納得しました。確かめる時間も含めて効果を測ると、実態に近い数字になるのかもしれません。

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@rie_secretary 誰もが積極的に導入する必要があるのか、という問いは大事だと思いました。困っている作業がはっきりしているときに使う、という付き合い方もあるのかもしれません。

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@nemu_yorunoko 稟議書を書く仕事が増える、という皮肉に思わず頷きました。小さく試した結果を添えて稟議に上げると、半年が少し短くなることもあるかもしれません。

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@hrstkhk 業務だけでなく誰が使うかを見る、という視点に納得しました。同じ業務でも、間違いに気づける人が使うかどうかで、任せられる範囲が変わるのかもしれません。

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@Pay_Technology 担当・やること・期限の3列にして、未定は「要確認」と書かせる指示、分かりやすいですね。抜けた宿題が無いかを最後に人が見る形にすると、より安心かもしれません。

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@666Draco666 学習の状態を一覧にして、復習日も自動で出す設計は、使いながら育てるのに向いていそうですね。解き終えた問題を外す仕組みがあると、一覧が膨らみすぎずに済むのかもしれません。

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【対応表】会議の前後で、AIに任せやすい作業

・前: 資料の要約、論点の下書き
・最中: 文字起こし
・後: 議事録の下書き、決定事項と宿題の抜き出し

人が見るのは「決まったこと」と「誰がいつまでにやるか」が合っているか。

#業務効率化

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@kara_d 次のアクションを毎回記録させて一覧にする仕組み、再開するときに効きそうですね。いつの時点の記録かも残しておくと、古くなった項目に気づきやすいかもしれません。