古田 ＠社内ナレッジAIを開発

「マニュアルを探す時間」と「社内問い合わせ対応」をなくすための、社内ナレッジAI『NEXFILA AI』を開発しています。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

「マニュアルを作ったのに、結局みんな人に聞いてくる…」

社内ではよく起きる問題です。

問い合わせを減らすには、「資料を作る」だけでは足りません。

実際には、

・どこにあるか分からない
・どれが最新版か分からない
・長い資料から答えを探すのが大変

となり、

「あのExcelどこ？」
「前回どうやった？」
「この場合どうするんでしたっけ？」

という質問��、社内の【一番詳しい人】に集中します。

その人が優しいほど、何度も仕事を止めて答えることになります。

この状態を減らしたくて、
IT専任がいない15〜50名程度の会社向けに、社内AI「Nexfila AI」を作っています。

今使っているPDF・Excel・Wordなどをアップロード。
社員は普段の言葉で質問でき、回答に使った出典も確認できます。

そしてNexfila AIの特徴は、
「AIツールを渡して終わり」にしないこと。

会社ごとの専用環境を用意し、
AI環境の構築・設定・保守・アップデートはNexfilaが担当します。

目指しているのは、

「社内AIを導入するために、新しくAI担当者を置かなくていい状態」

です。

このアカウントでは、
社内の属人化、繰り返し問い合わせ、資料探し、社内AI導入で失敗しや��いポイントなど、実際に作りながら分かったことを発信します。

情シス・総務・管理部門・中小企業経営者の方に役立つ内容を発信していきます。

▼ Nexfila AIの詳細・デモ
https://t.co/H0auNVNHH8

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

マニュアルはあくまで土台なのに、それに縛られて思考停止してしまうケースって多いですよね。

強い組織を作るためには、マニュアルに書いてある基本ルールはAIなどで瞬時に引き出せるようにして、人間はその分の時間��エネルギーをその先をどう判断するか考えることだけに使って役割分担するのが理想だなと��じます。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

新人の頃ってこんな初歩的なこと聞いていいのかなって遠慮してしまって、何が分からないか分からない状態からなかなか抜け出せないんですよね。
最初の足場としてマニュアルを渡して、あとは人に聞かなくても自分で気兼ねなく検索して自己解決できる環境を整えてあげるのが、新人にとって一番心理的安全性が高いオンボーディングだなと感じます。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

@shodaiiiiii 現場の方たちって別にAIを使いたいわけではなくて、毎日の面倒な資料探しや問い合わせ対応が減ればそれでいいはずなので。いかにAIを使っている感を消して、いつものチャットやメールの裏��で勝手にサポートしてくれるような環境を作るかが、推進側の腕の見せ所だなと思いました。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

@hatarakubucho 人が人に教える状態だとどうしても1対1の属人化から抜け出せないですが、おっしゃる通り���織の仕組みに落とし込めば、一気に1対Nで展開できるようになりますよね。マネージャーの負担を減らすためにも、人が育てる部分と仕組みに任せる部分の切り分けが本当に重要だと感じます。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

@shodaiiiiii おっしゃる通り、何をやめたかの視点ってすごく大事ですよね。新しいシステムを作るとそれを��理する仕事まで増えてしまう。
まずは今あるExcelやPDFをそのまま活かしつつ、無駄な確認作業だけを減らすような引き算の導入が一番現場に優しいなと感じます。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

Nexfila AIを開発する中で、絶対に譲れなかったのが出典機能です。
仕事で使う以上、AIの回答をそのまま信じるのはやっぱり怖い。だからどの社内資料を根拠に答えたかを必ず確認できるようにしました。
特に社内規程や手続きでは、AIの要約よりも原文をパッと確認できることの方が100倍重要だと思っています。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

@Notionqror 呼び方の統一は確かに効果的ですね！社内の情報が整理されると、問い合わせも減りますし、ナレッジ共有が進むと思います。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

耳が痛いですね。ファイルを探す時間って、年間にするととんでもない損失になってますよね。

現場を見ていると、せっかく綺麗なフォルダ階層や命名規則を作っても、忙しい時にとりあえず適当な名前で保存されて徐々に崩壊していくケースが多いです…。
ルールの徹底と一緒に、場所や名前が多少バラバラでも中身から引っ張り出せる仕組みがあると、管理側も現場もすごく楽になりそうですね。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

納得しました。属人化って個人の抱え込みではなく、優秀な人への過剰な依存が生んだ組織のバグですよね。

このループに入ると一番ツラいのは、自分の重い業務に加えて、チームからのこれどうでしたっけ？という終わりのない質問対応に追われるエース本人だったりします。
その人を守るためにも、知識を分散させて人に聞かなくても自分で調べられる仕組みづくりって本当に急務だなと思います。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

間違い無いですね。初日に詰め込まれた新入社員って、数日後に分からなくなっても、一度説明されたから先輩に聞きづらくてフリーズしちゃうんですよね。
全部教え込むより、あとから自分で気兼ねなく検索できる仕組みを用意しておく方が、教える側にも教えられる側にもずっと優しいオンボーディングになるなと感じます。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

@tagawa_xlei とりあえず最新AIを入れようからスタートして迷走するケース多いですよね…

ツールの機能から入��のではなく、まずは社内で何度も繰り返している同じ質問・同じ資料探しといった泥臭い業務課題を特定しないと、結局誰も使わない高いおもちゃになってしまうと痛感しています。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

マニュアルを作れば作るほど、逆に探しにくくなるという罠。

10ページならすぐ読める。

でも100ページ、500ページになると「結局どこに書いて��る？」が始まります。

資料を充実させることと必要な情報にすぐたどり着けることは、実はまったくの別問題です。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

@ena_corporateIT おっしゃる通り、まずはあの資料どこ？レベルの簡単な問い合わせ対応（誰でもできる単純作業）からAI等に任せて消していかないと、複雑な判断業務のDXを考える時間すら生まれませんよね。
簡単な作業は早く手放したいですよね。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

@HirofumiTAS 実際に社内AIをテストしてみると、AIが答えられない＝そもそも社内の誰もルールを明文化していなかった（ベテランの頭の中にしかなかった）という事実に初めて気づく会社がとても多いです。
AIを導入するプロセスそのものが、社内の属人化のブラックボックスを棚卸しするきっかけになりますよね。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

仕事が入ってくる場所の設計、本当にその通りですね。

すべてが人（総務）宛てのメールで届いてしまうと、総務側はそれをさばくだけで1日が終わってしまいますよね。
連絡用のメールとは別に、社員が過去の資料や規程から自分で答えを見つける（自己解決する）ための入り口を作ってあげるのが、総務の疲弊を防ぐ一番の特効薬だと日々痛感しています。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

AIを導入したものの、AIが読み込みやすいように人間がデータを綺麗に整理し続けるというAIのお守��業務が発生して疲弊している現場をよく見ます。
専任のIT担当がいない会社こそ、ゴミ屋敷化を防ぐために管理の手間（AI担当）をいかに増やさないかを優先でツール選定しないと、本末転倒になりますよね。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

「あのExcelどこですか？」
こういう質問、教える時間自体は1分で終わります。
でも実際のコストは違います。

手を止める
→探す
→教える
→集中し直す
ここまでがセット。

社内の「ちょっといいですか？」で厄介なのは、回答時間ではなく集中が途切れることだったりします。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

めちゃくちゃ同意です���ゼロイチの面倒な部分を任せるという感覚大切ですよね。

個人の下書きはもちろんですが、チームで毎日発生するあの資料どこだっけ？前の案件どうやったっけ」という面倒な社内検索と問い合わせも、AIに丸投げできると組織のストレスが劇的に下がります。
AIは魔法ではなく、最高の面倒くさい作業の代行ツールですね。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

本当にそうだと思います。。最新AI入れました！で満足して終わるパターン多いですよね。

「どう使うか」と同じくらい「導入後に誰がそのAIを管理・更新していくのか？」という視点が抜け落ちがちです。
目的が曖昧なまま導入すると、結局AIのお守りをするという新しい仕事が増えるだけで、誰も幸せにならないと日々痛感しています。

[古田 ＠社内ナレッジAIを開発 @nexfila]

社内AIを開発していて痛感していること。
AIが賢いかより先に、社員が本当に使うかを考えないと確実に失敗します。
どれだけ高性能でも、

・どこから開くか分からない
・何を聞けばいいか分からない
・答えを信用できない

これなら絶対に放置される。
社内AIは性能だけでは定着しないです。