PMTACT｜ITプロジェクトの「進まない」を減らす

ITプロジェクトの「進まない」を減らす実務支援｜
PM/PMOの知見×AIでタスク・期限・リスク・意思決定を整理｜
無料ツール公開中（異常兆候チェック＆AI依頼文作成）｜
現役ITコンサルが運営

[PMTACT｜ITプロジェクトの「進まない」を減らす @PMTACT]

「社内でAIを導入。でも、何を入力すれば欲しい答えが返るか分からない」

AI活用が止まる理由は「依頼の整理」かもしれません。

目的・背景・対象・出力形式を整理すると回答が変わります。

普段の言葉からAIへの依頼文を整える無料ツールを公開。

#AI活用 #プロンプト
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[PMTACT｜ITプロジェクトの「進まない」を減らす @PMTACT]

問題があることは共有できる。
でも、課題表に載せた瞬間、空気が変わることがあります。

課題になると、
誰が判断するのか。
何を優先するのか。
何に影響するのか。
まで現実の話になる。

「問題の発見」と「正式な課題にする」の間にも、ひとつ境目があります。

#課題管理

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会議では「この方針で進めましょう」と話が進んだ。

翌週の資料を見ると、決まったことと、まだ保留だったことが混ざっていた。

こういう時、議事録の長さより「誰が決めたか」「何を条件に決めたか」が残っているかが気になります。

PMTACTでは、プロジェクトの確認に使える無料コンテンツを公開しています。
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#PMO #AI

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@suna_gaku 会議のあとがそのまま残るのは助かります。

一方で、要約がきれいなほど「まだ決まっていないこと」が文の中に溶けることがありますね。
翌週の資料で、決まった話と保留が混ざって戻ってくる、という場面があります。

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@jyanio_infra ありますね。
AIで整った資料ほど、見た目が自然なのでそのまま読み進めてしまうことがあります。
あとで数字や期限を見直して、「ここは確認が必要だった」と気づくこともあります。

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@shigoto_tools これ、会議資料だと特にありますね。
短く要約されていても、「まだ決まっていないこと」が抜けると、結局そこをもう一度確認することになる。
読む時間は短くなっても、未決が見えないと後で戻る感じがあります。

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@ITLeaderBooks この「なんとなく変だ」、扱いづらいですよね。
返事が少し遅い、同じ確認が増える、決まったはずの話が戻る。
まだ障害ではないけれど、後から振り返るとこの辺りから始まっていた、ということがあります。

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@projectmate_ 80%のまま動かない感じ、ありますね。
数字だけ見るとあと少しなのに、実際はレビュー待ちだったり、確認する人が決まっていなかったりする。
同じ80%でも、止まっている場所はけっこう違うんですよね。

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@itchie_tatsumi これは迷いますよね。
「任せた」と言われても、どこまで自分で決めてよくて、どこから相談なのかが見えないと確認したくなる。
担当が変わると、その境目がさらに分かりにくくなることもありますね。

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@poranco_69 問題を見つけても、課題として扱う段階で急に重くなる感じ、ありますね。

課題表に載せると「誰が決めるか」「何を後ろにずらすか」まで現実の話になる。
正しい指摘でも、そこが空白だと止まりやすい気がします。

[PMTACT｜ITプロジェクトの「進まない」を減らす @PMTACT]

「まだ検討中です」が、3週続いた案件がありました。

資料は毎週更新されている。
でも、止まっていたのは作業ではなく「誰が決めるか」でした。

進捗率だけ見ていると気づきにくい止まり方です。

皆さんの現場では、判断待ちはどこに残していますか？

#PMO

[PMTACT｜ITプロジェクトの「進まない」を減らす @PMTACT]

AIに仕事を頼みたいのに、
依頼文を考えるところで時間を使ってしまう。

たとえば、

「会議メモから、担当者・期限・未決事項を整理して」

と頼みたい時も、
前提や欲しい答えを毎回ゼロから書くのは面倒です。

PMTACTでは、やりたいことを普通の文章で入れると、
AIへ渡しやすい依頼文に整理できます。

無料で試せます。（本日、アップデート）
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#AI活用 #プロンプト

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@baum_right 修正したあとに「直ったはず」で終わらず、同じ操作でもう一度見るところまで含めるのは、AI相手でも人相手でも似ていますね。

どこまで確認したかが残ると、次の人も追いやすそうです。

#AI活用

[PMTACT｜ITプロジェクトの「進まない」を減らす @PMTACT]

@mWpear135 技術の仕事をしているつもりでも、気づくと説明やすり合わせの比重がかなり大きくなっていることがありますね。

実際に仕事を前へ進める場面では、その部分に時間を使うことも多いと感じます。

#ITプロジェクト

[PMTACT｜ITプロジェクトの「進まない」を減らす @PMTACT]

@gengo_k @i_am_tsundokuka 要件を普段から整理している側でも、「自分の要望を相手に伝える」となると難しさがありますよね。

頭の中では分かっていることほど、どこまで言葉に出すか迷うことがあります。

#要件定義

[PMTACT｜ITプロジェクトの「進まない」を減らす @PMTACT]

@takuto_lifeos 頼んだ瞬間は覚えていても、別の仕事が入ると頭から抜けることがありますね。

AIへの依頼も「頼んだ」だけでなく、どこまで来たら終わりかが残っていると、あとから追いやすそうです。

#AI活用

[PMTACT｜ITプロジェクトの「進まない」を減らす @PMTACT]

AIに何でも聞くより、既にある情報を探す仕事と、考えてほしい仕事を分ける場面が増えてきた気がします。

何をAIに渡すかを決める前に、手元に何があるかを見る。この順番は実務では結構大きそうです。

#AI活用

[ぬるったん @データサイエンティストのキャリア発信 @Nurruttan]

色々とAI活用をやっているけど、汎用化すると多くのビジネスユースケースでは「過去事例の検索」が主要なユースケースになってきていて、いかに過去の事例に基づいて、業務の質を上げられるか？というテーマが多い。

要は過去のデータを活用しましょうということであり、AI活用とデータ活用は切っても切れないので、AI活用とデータ整備はセットで考えるべき取り組み。

既知の情報だけで判断できるものは検索UIだけでよくて、そこから先で検討が必要であればAIを登場させるというのが個人的にはいい。

検索にもがっつりAIを使うってのは別に求められていないケースも多くて、ユーザビリティ・コストと共にあまりいいことがない。

[PMTACT｜ITプロジェクトの「進まない」を減らす @PMTACT]

便利なツールを入れたのに、
なぜか仕事が止まる。

見てみると、機能ではなく役割の境目だったりします。

設定する人。
使う人。
データを確認する人。
困った時に対応する人。

この4つが別の人なら、
「次は誰なのか」が曖昧なだけで止まりやすい。

ツール導入後に意外と残るところです。

#情シス #プロジェクトマネジメント

[PMTACT｜ITプロジェクトの「進まない」を減らす @PMTACT]

実装側が速くなるほど、最初に「何を作りたいのか」を言葉にする部分が目立ってきますね。

AIに任せる範囲が広がっても、曖昧なまま渡せないところは残る。要件定義の仕事の見え方も変わってきそうです。

#要件定義 #AI活用

[Xsugiura @Xsugiura]

詳細設計や実装と言う「おいしい部分」をAIに委譲するのは時間の問題です。
そろそろ要件定義に向き合いましょう。
要件定義と言う「泥臭い人間マター」の作業をいかににAIに手伝わせるか考えましょう。

[PMTACT｜ITプロジェクトの「進まない」を減らす @PMTACT]

AIが作った資料を全部読む。

これが続くと、確認する側は結構大変です。

最近は最初から全部を見るより、

数字は合っているか。
期限は変わっていないか。
未決事項は増えていないか。

など、「今回どこを確認するのか」が分かるだけでも負担が違うと感じます。

作る速度が上がるほど、確認の設計も大事になりそうです。

#AI活用 #PMO

[PMTACT｜ITプロジェクトの「進まない」を減らす @PMTACT]

新しい仕組みを入れた直後は順調でも、
しばらくして問い合わせが増えることがあります。

その時に困りやすいのが、

・誰が一次対応するのか
・どこから障害扱いなのか
・利用部門へ誰が返すのか

という境目。

機能の問題ではなく、
運用の受け渡しで止まっているケースもあります。

#情シス #IT運用